インターネットFAXはコスト削減になる?FAXを効率化できるサービスを紹介

インターネットFAX・クラウド型FAXサービスはコスト削減になる?FAXを効率化できるサービスを紹介


インターネットFAXとは、従来、FAX機で行っていたFAXの送受信を、クラウドサービス上で行えるようにしたサービスの総称です。


本記事は、FAX送受信業務を効率化したい人に向けて、インターネットFAXの概要や利用方法などを解説します。あわせて、導入のメリットやデメリット、従来のFAXとの違いも確認しましょう。


この記事を読めば、さまざまなFAXと比較したうえで、自社にあったものを選択できるようになるため、ぜひ参考にしてください。



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目次[非表示]

  1. 1.そもそもインターネットFAXとは?
    1. 1.1.インターネットFAXとクラウド型FAXサービスの違い
  2. 2.インターネットFAXを活用した送受信に向いている人
  3. 3.インターネットFAXを利用するメリットを紹介
    1. 3.1.複合機まで移動する手間を削減できる
    2. 3.2.届いたFAXを担当者へ仕分けする作業が不要
    3. 3.3.問い合わせ時にFAXを探す時間が削減できる
    4. 3.4.保管コストが削減できる
    5. 3.5.リモートワーク中の業務をサポートしてくれる
  4. 4.インターネットFAXにデメリットはある?
    1. 4.1.インターネット環境が必要
    2. 4.2.利用方法によってかえって費用がかさむことがある
    3. 4.3.手間がかかるケースも考えられる
  5. 5.インターネットFAXを選ぶときのポイントを解説
    1. 5.1.選び方1:料金プラン
    2. 5.2.選び方2:今使っているFAX番号がそのまま使えるか
    3. 5.3.選び方3:送受信の対応
    4. 5.4.選び方4:無料トライアル期間
    5. 5.5.選び方5:拠点・部署展開のしやすさ
  6. 6.インターネットFAXに関するよくある質問
    1. 6.1.無料サービスは使いにくい?
    2. 6.2.どのような準備がいる?
  7. 7.まとめ


そもそもインターネットFAXとは?

インターネットFAXとは、インターネットにつながったパソコンやスマートフォン、タブレットなどを利用してFAXの送受信ができるサービスの総称です。クラウド型FAXサービス、WEB FAX、ネットFAXなどと呼ばれることもあります。


送信の際はPCのWEB画面から、ファイルと宛先を指定すればクラウドサービスからFAXが送信できます。また、受信の際はFAXがサーバーでデータ化されることで、WEB画面から受信したFAXを確認できます。

そのため、インターネット環境があればどこにいてもFAXの送受信が可能になります。



インターネットFAXとクラウド型FAXサービスの違い

どちらもクラウド上のサービスを利用し、FAXの送受信ができるところは共通していますが、サービスによって、送受信に

 ①インターネット回線を利用するタイプ

 ②既存の電話回線をそのまま使うタイプ

の2種類があります。


「クラウド型FAXサービス」「インターネットFAX」という言葉の定義はメーカーやサービス提供会社によって異なります。上述の①、②両方のタイプを含める場合や、①だけを意味する場合がありますので、サービス検討時には注意が必要です。


「①インターネット回線を利用するタイプ」の場合、FAX番号を変えなければならない場合もありますが、比較的安価に導入できるものが多いです。

「②既存の電話回線をそのまま使うタイプ」は、現在使っているFAX番号を変える必要がないため、FAX番号を変えたくない企業におすすめです。また、送受信に電話回線を用いるため、①のインターネット回線を用いるものよりも、安定的にFAXを送受信できることが多いです。



インターネットFAXを活用した送受信に向いている人

インターネット環境があればどこにいてもFAXの送受信が可能になるインターネットFAXですが、どのような企業が導入に向いているのでしょうか。


検討の一つのポイントとして、「FAXを多く送受信しており、関連業務が多い」があげられます。

従来のFAXでは、FAXを送る場合、わざわざFAX機まで移動し、操作しなければいけません。また受信する際も、受信したFAXをFAX機まで取りに行き、仕分け、メモを追記し、またFAX機まで移動して返信。返信後もファイリングや、問い合わせがあった場合には保管庫のなかから探す、いった手間がかかります。


その点、インターネットFAXなら、PCのWEB画面からFAX送受信が可能です。移動、手書き、ファイリング、検索といった作業がすべて効率化できます。



インターネットFAXを利用するメリットを紹介

インターネットFAXを利用するメリットは5つです。それぞれのメリットを解説します。


複合機まで移動する手間を削減できる

従来のFAXは、受信するたびに複合機まで移動しなければならず、業務を中断しなければいけませんでした。1回の移動時間・距離は些細なものかもしれませんが、複数名が毎日複数回の移動をしていることを考えると、効率化すべき業務といえます。

インターネットFAXであれば、受信した内容はデータとしてクラウド上に保存されています。それぞれのPC端末のWEB画面から、受信したFAXを確認し、自席から返信できるため、複合機まで移動する手間や負担を省けます。


届いたFAXを担当者へ仕分けする作業が不要

従来、受信したFAXは仕分け作業が必要でした。届いた内容や取引先ごとに担当者に分けなければならず、弊社のお客様では、仕分け作業に月20時間かかっていたお客様もいらっしゃいました。

一方、インターネットFAXは、受信したデータは送信元番号や受信日時で自動仕分けできます。さらに、振り分け先のフォルダを担当者などにすれば、手間のかかる仕分け作業は不要になります。


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問い合わせ時にFAXを探す時間が削減できる

従来のFAXでは、対応が終わった紙書類をファイリングして保管している企業も多いことでしょう。注文書や納品書などの商取引に関わる書類は、企業によって5年や7年などの保管期限が決まっているため、保管スペースの確保に苦労することもよくある話です。

また、取引先から「先月送ったFAXの注文書の件で聞きたいことがある」と問い合わせがあった場合、目的のFAXを探すのにも時間がかかるでしょう。


しかし、インターネットFAXでは、受信したFAXをサーバー上で保管・管理できます。サーバー上で管理していれば、問い合わせのあったデータを探すことも簡単で、時間の節約につながります。

何より、お問い合わせいただいたお客様をお待たせする時間が格段に減るため、顧客満足度の向上にもつながります。


  導入事例|因幡電機産業株式会社電材西日本事業部様|FAXによる受発注業務の効率化を目指して 『FNX e-受信FAXサービス』を導入、 劇的な業務改善とともに顧客満足度の向上も実現 営業担当者1人当たり1日100枚弱のFAXが届き 仕分けや処理に多大な手間がかかっていた。因幡電機産業で電設資材事業を展開する電材西日本事業部は、愛知県から九州までのエリアを担当しており、顧客からの見積もり依頼や注文の8~9割がFAXで送られてくる。例えば兵庫県だけでも顧客数は40~50社、製品の仕入先となるメーカーの数は1,000社以上にのぼる。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



保管コストが削減できる

従来のFAXは、紙を保管しなければいけないという性質上、保管場所を確保する必要がありました。5年や7年などの保管期間が決まっているため、その決められた期間FAXを保管するため、社内の倉庫や場合によっては外部倉庫を借り、保管コストがかかっている企業もいることでしょう。


インターネットFAXは、紙としてデータを出力しなくてすみます。すべてのFAXデータがサーバー上に保管されるため、物理的なスペースが必要ありません。また、印刷するためのインクや紙のコスト削減にもつながります。

ただし、サーバー上の保管期間はサービスによって異なるため、導入前に確認しましょう。また、保管期間をすぎたデータは、企業のファイルサーバにダウンロードして保管することもできるので、運用ルールの検討をするといいでしょう。


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リモートワーク中の業務をサポートしてくれる

インターネットFAXでは、FAXの送受信時に複合機本体を操作する必要がありません。つまり、オフィスにいなくてもFAXを送受信できます。

インターネットにつながるPC環境があれば、どんな場所からでもFAXの送受信ができ、外出先や出張先でも、または自宅からでも操作可能です。そのため、FAX受発注業務が足かせになりリモートワークを導入できない企業は、ぜひ検討してみるといいでしょう。

サービスによっては、フォルダやステータスをフレキシブルに設定できるものもあるので、例えば、各メンバーのフォルダにある未対応や対応済みのFAX件数も確認できます。メンバーの業務量や進捗も把握でき、リモートワーク導入に最適でしょう。


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インターネットFAXにデメリットはある?

ここからは、インターネットFAX・クラウド型FAXサービスのデメリットを確認しましょう。



インターネット環境が必要

インターネットFAX・を利用するには、インターネット環境が必須です。とはいえ、インターネット環境が整っていない企業は多くないため、大きなデメリットとはいえないでしょう。


利用方法によってかえって費用がかさむことがある

料金プランによっては、送信や受信する枚数ごとに料金が加算されて、コストが増加するケースもあります。各サービスによって料金は異なるので、サービス導入前にFAXの利用状況を把握し、自社に適したプランを選びましょう。


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手間がかかるケースも考えられる

紙ベースの書類を送信する場合には、スキャンやPDF化が必要になります。枚数が多ければ、何度もスキャンしなければならず、手間も時間もかかります。

あらかじめFAXで送信する書類の形式や運用フローなどを把握して、導入するかどうか決めましょう。



インターネットFAXを選ぶときのポイントを解説

インターネットFAXを選ぶときには、5つのポイントを比較してみましょう。


選び方1:料金プラン

料金プランはサービスによって異なりますが、基本的には「初期費+月額料金+送信料金+受信料金」という形が多いです。ただし、所定枚数までは無料、同じサービス間の送受信は無料というように、サービスごとに特徴があるため、しっかり確認しましょう。


選び方2:今使っているFAX番号がそのまま使えるか

インターネットFAXの多くは、サービス提供会社によって新しくFAX番号が発行されます。そのため、現在使っているFAX番号が使えないケースが多いです。

しかし、今使っているFAX番号が変わらないサービスもあります。FAX番号の変更による取引先への影響が大きい場合は、今使っているFAX番号がそのまま使えるサービスを選びましょう。


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選び方3:送受信の対応

インターネットFAXの中には、送信のみ、受信のみといったサービスもあります。送受信機能が必要な場合には、どちらにも対応しているサービスを利用する必要があるため、あらかじめ確認しましょう。


選び方4:無料トライアル期間

お試し期間があれば実際に使って確かめられるため、ツール選びの失敗が少なくなります。インターネットFAXを初めて導入する場合は、トライアル期間を活用して、自社にあったサービスを選ぶとよいでしょう。


選び方5:拠点・部署展開のしやすさ

拠点や部署展開のしやすさについても、比較しましょう。多くの拠点や部署がある場合には、1部署や1拠点からというように、スモールスタートできるものがいいでしょう。

例えば、1部署などで使用して、使い勝手や利用方法などを確認し、機能や運用に問題ないことを確認した上で、徐々に別の拠点や部署に展開していく方法もおすすめです。



インターネットFAXに関するよくある質問

ここでは、インターネットFAXについて、よくある質問について解説します。


無料サービスは使いにくい?

無料だと費用はかかりませんが、使い勝手が悪いケースもあります。企業としてFAXを多く送受信するのなら、多機能で操作性に優れている有料サービスのほうが便利なことが多いです。スモールスタートが可能か、利用開始までの期間などもあわせて確認しましょう。

また、FAXは様々な理由で送信時にエラーが起こり、相手先にうまく届かないこともあります。サービス事業者のなかには、送信エラーの具体的な原因を究明し、確実な送達に努めてくれる事業者もあります。ビジネス帳票の場合、エラーが大きなトラブルにつながることもあります。

有料サービスを導入することで、確実な送達をサポートしてくれる体制を整えられることも重要なポイントでしょう。


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どのような準備がいる?

サービスによっても異なりますが、インターネットFAXは、比較的導入の工数がかからないものが多いです。ただし、導入検討の時点で以下のような点を確認しておくといいでしょう。

  • 導入までの期間
  • 準備しておく必要のあること
  • 推奨環境
  • サポート体制


インターネットFAXは、PC1台1台に特定のソフトをインストールする必要はないので、情報システム部門にとってはメリットが大きいといえるでしょう。


まとめ

インターネットFAXは、クラウド上でFAXの送受信ができるサービスです。インクや紙、紙書類の仕分けや管理も必要なく、インターネットにつながるPC環境さえあれば、どこからでもFAXを送受信でき、在宅勤務の推進や業務効率化につながるでしょう。


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