FAX受信時の料金について|料金の見直しについてわかりやすく解説

FAX受信時の料金について|料金の見直しについてわかりやすく解説


FAXを受信するだけであれば、基本的に料金は発生しません。しかし、FAXを送信するには料金がかかるうえに、設定によっては受信時にも料金が発生するケースがあります。

この記事では、FAXの送受信にかかる料金について詳しく解説します。

FAXの送受信にかかるコストを見直しできるクラウド型FAXサービスについても解説するので、ぜひ参考にしてください。



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目次[非表示]

  1. 1.FAX送受信時に料金は発生している?
    1. 1.1.FAX送信にかかる料金
    2. 1.2.FAX受信にかかる料金
  2. 2.FAXの受信時にかかる「カウンター料金」とは?
    1. 2.1.カウンター料金のしくみ
  3. 3.FAX受信時のカウンター料金のコストをおさえる方法
    1. 3.1.自動印刷されないようにする
    2. 3.2.契約時に契約内容や料金を確認する
  4. 4.受信料金を見直しできるクラウド型FAXサービスとは?
    1. 4.1.クラウド型FAXサービスの特徴
    2. 4.2.従来のFAXとの違い
    3. 4.3.クラウド型FAXサービスを導入するメリット
  5. 5.まとめ


FAX送受信時に料金は発生している?

FAXを送受信する際には、料金は発生するのでしょうか。ここでは、FAXの送受信時にかかる料金について解説します。



FAX送信にかかる料金

FAXは、文字や画像などを音声データに変換し、電話回線を通して送信します。電話回線を利用するため、送信時は電話をかけるときと同じように料金が計算されます。

ただし、実際にかかる料金は、やり取りする相手との距離、時間帯、データの内容によって変化するケースが多いです。契約内容やプランによっても、FAXの送信にかかる料金は異なります。



FAX受信にかかる料金

かかってきた電話をとるときと同様に、FAXの受信に対して料金は発生しません。ただし、受信したFAXを自動印刷する場合には、印刷に対して料金がかかります。



FAXの受信時にかかる「カウンター料金」とは?

ここでは、FAXの受信時にかかる「カウンター料金」の概要やしくみについて解説します。


カウンター料金のしくみ

印刷した枚数に応じて発生する料金を「カウンター料金」とよびます。

FAX機(複合機)の契約において、消耗部分を使用した分だけの支払いにすることで、インク(トナー)の交換や定期点検、修理に関しては業者が無料で対応できるのです。

カウンター料金は、受信したFAXを紙に印刷した場合にのみ発生するので、カウンター装置が作動しないFAXの送信時には料金が発生しません。また、受信時に内容を紙に印刷すれば料金が発生しますが、ディスプレイで確認するだけであれば無料で利用できます。



FAX受信時のカウンター料金のコストをおさえる方法

ここでは、FAX受信時のカウンター料金のコストをおさえる方法について解説します。



自動印刷されないようにする

カウンター料金は印刷に対して課金されるため、複合機に自動印刷を行う設定をしている場合、FAXを受信するたびに料金がかかります。

自動印刷しない設定に切り替えれば、FAXをどんなにたくさん受信してもカウンター料金はかからなくなります。



設定を変える

複合機メーカ・機種にもよりますが、FAXの受信に関する標準設定は、自動印刷になっていることが多いです。カウンター料金をおさえたいなら標準設定を変更しましょう。

なお、自動印刷のままでも、モノクロ印刷に切り替えて料金をおさえる方法があります。



プレビュー機能を活用する

複合機のプレビュー機能を使えば、受信した内容をディスプレイで確認できます。内容を確認したうえで、必要なものだけ印刷することも可能です。不要なFAXについては、プレビュー機能で確認して削除すれば誤って印刷する恐れもありません。

大量のFAXのうち一部だけを印刷することもできるので、無駄なくFAXを活用できます。



PC-FAX機能を活用する

PC-FAX機能とは、パソコンを使ってFAXを送受信する方法です。パソコンで作成した書類をそのままFAXで送ったり、受信したFAXの内容を確認して必要なものだけを印刷したりできます。

プレビュー機能との違いは、複合機についている小さなディスプレイではなく、パソコンの画面で直接FAXに関する操作ができる点です。



契約時に契約内容や料金を確認する

カウンター料金は、カウンター保守契約に対してかかる料金です。

カウンター保守契約を結んでいればトナー代や修理費用はかかりません。ただし、契約期間中は契約内容や料金について途中で変更できないしくみになっています。

業者によっても料金設定は異なるため、契約前にしっかり確認しておく必要があります。



受信料金を見直しできるクラウド型FAXサービスとは?

受信料金を見直しできるクラウド型FAXサービスとは?


一般的に、FAXは複合機から印刷された紙を確認しますが、最近ではインターネット回線を利用してクラウドサービス上でFAXを確認できる「クラウド型FAXサービス」も登場しています。

ここでは、クラウド型FAXサービスの特徴について解説します。



クラウド型FAXサービスの特徴

どこでもFAXの送受信が可能

クラウド型FAXサービスでは、受信したFAXはインターネット上のクラウドサーバに保管され、インターネットに繋がれば、いつでもどこからでも受信したFAXを閲覧・編集・返信できます。

たとえば、出張や外出の多い営業職の人も出先からFAXを確認できるため、迅速な顧客対応が可能です。また、テレワークや在宅勤務をしていても、オフィスにいるのと同じようにFAXをチェックできます。

紙に印刷しなくても捺印・メモの追記などもできるうえに、データの紛失を防げる点も大きなメリットです。



ペーパーレス化・デジタルデータ管理が可能

受信したFAXの内容はクラウドサービス上で確認でき、必要があれば、そのFAXだけを印刷できます。送られてきた内容は勝手に印刷されるわけではないので、ペーパーレス化も実現可能です。

FAXの内容はすべてデジタルデータとして保管でき、管理もスムーズに行えます。最新の内容だけでなく、過去に受信した内容も検索しやすいので、お客様から過去の取引に関する問い合わせがあったときもスピーディーな対応が可能です。



従来のFAXとの違い

クラウド型FAXサービスはインターネットに接続できる環境さえあれば、いつでも・どこでもFAXを閲覧できます。サービスによっては、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットによる送受信が可能なものもあります。

また、従来のFAX機の場合、繁忙期や忙しい時間帯にはFAXを送るために待ち行列が発生することもあったかもしれませんが、クラウド型FAXサービスの場合、自席でサービス画面からスムーズに返信でき、作業にかかる工数を低減できます。


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クラウド型FAXサービスを導入するメリット

ここでは、クラウド型FAXサービスを導入するメリットについて解説します。


コスト削減が可能

クラウド型FAXサービスの画面上でFAXを確認すれば、印刷に必要な紙、インク代、紙の保管場所や破棄費などのコストを削減できます。

FAXにかかる費用を見直したいなら、一度クラウド型FAXサービスの導入について検討してみることをおすすめします。


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働き方改革の推進

クラウド型FAXサービスはインターネット環境さえあれば、どこでもFAXを送受信できます。リモートワークにおいても、社内と同じ手順で取引先からのFAXを受け取り、送信できます。

社外や他拠点、自宅からでもFAXの送受信が可能になるため、緊急事態(災害・停電など)における事業継続計画(BCP)としても有効です。


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運用管理・保守の手間が削減できる

複合機の機能を用いてデータを電子化するには、自社で複合機の機能の管理・メンテナンス等を行う必要があります。

しかし、クラウド型FAXサービスを利用すれば、それらの運用管理・保守にかかる工数はサービス提供事業者が対応するため、自社のメンバーはコア業務に注力できます。


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まとめ

FAXを利用するには、さまざまなコストがかかります。リースでFAX機を利用していると送信時の料金に加えて受信時にカウンター料金が発生します。受信時の自動印刷設定をしている場合には不必要な料金が発生している可能性があるので注意が必要です。

コストを抑えてFAXを利用するには、クラウド型FAXサービスの導入がおすすめです。

ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、現在のFAX番号がそのまま使える、受発注業務に特化したFAX電子化サービスです。貸与する専用アダプタを既存のFAX回線に設置いただくだけで、FAXの送受信、閲覧、編集、保管をクラウド上で行えます。クラウド型のためサーバー管理人員も必要なく、すぐに使い始められます。
クラウド型FAXサービスの導入をお考えなら、ぜひお問い合わせください。

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