PC-FAX（ダイレクトファックス）とは？業務効率化におすすめの方法もご紹介
こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。
FAXを発注書や見積もり回答などの商取引に使っている場合、「FAX機まで取りに行く」「手書きでコメント追記」「手送りで返信する」などのFAX業務を効率化できないかと考える機会もあるのではないでしょうか。
そこで今回は、FAX文書を手元のパソコンでやりとりできる「PC-FAX（ダイレクトファックス）」についてご紹介します。
PC-FAXを使うメリットやPC-FAX以外で紙出力が不要となる方法など、これからのFAXにおすすめしたいポイントを解説。業務効率化やペーパーレス化をご検討中であれば、ぜひご参考にしてください。
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PC-FAX（ダイレクトファックス）とは
ダイレクトファックスとも呼ばれるPC-FAXは、FAX機能を持つ複合機をパソコンに接続し、FAXの送受信を行う方法を指します。
FAX文書の送信時には、パソコン内部の文書データをいったん複合機へ転送します。複合機側では固定電話の回線経由で、データをFAX文書として宛先に送信します。FAXを受信する場合は、相手先から送信されたFAXをいったん複合機が受け取ります。それがパソコンへと転送され、パソコンのモニターで文書の確認が可能となります。
送信にも受信にもパソコンのデータを使用できるため、FAX文書を紙に印刷するかどうかはその都度ご自身で決めることができます。
PC-FAXは、パソコン経由で内容の確認や送受信を行えます。しかし、紙を使う従来のFAXと同様に、固定電話回線やFAX複合機などの設備は必要となります。紙でのFAXを長年利用しているなら、今ある複合機や電話回線があればパソコンを用意することですぐ始められます。
ただし、複合機がPC-FAXに対応している機種であることが必須条件となります。
パソコンさえあればすぐにPC-FAXが始められると思いきや、自社の複合機がPC-FAXに非対応の場合は複合機の買い替えが必要となるなど、注意点もあります。
PC-FAX（ダイレクトファックス）のメリット
PC-FAXを利用する主なメリットには、以下のような点があります。
印刷する手間が削減できる
その都度受信したFAXを印刷する必要がなくなり、ワンクリックで確認できるため出力の手間を減らすことができます。また、印刷に要していたFAX用紙やインク・トナーにかかるコストの削減も可能です。また送信する際も、紙に直接文字を書いたり、パソコンのデータをわざわざ印刷して送ったりする必要がなくなります。
FAX文書の内容修正が簡単になる
紙出力せず、FAX文書をデータとして取り扱えるため、送信前の原稿を修正することも容易になります。
コピー用紙・トナーが削減できる
紙出力が減ることでペーパーレス化を実現でき、FAX用紙やインク・トナーの使用量も減るためコストカットが可能です。また、受信した紙のFAXを大量に保管する手間やスペースも省くことができ、結果として業務効率化にもつながります。
文書の解像度が向上する
パソコンから直接データを送信するため、相手先にも読みやすくきれいな文字でFAXを送れます。
PC-FAXに注意点はある？
PC-FAXを利用する数多くのメリットをご紹介しましたが、注意すべき点についても簡単に見ていきます。PC-FAXを導入・運用する際には、主に以下の点に注意しましょう。
①使用できる複合機が限られる点
使用する複合機ですが、PC-FAXの機能が付属している、PC-FAX対応機種でなければなりません。現在使用中の複合機がPC-FAX非対応の場合は、新しく導入する必要があります。複合機の買い替えには費用がかかるため、FAXをあまり使用しない企業の場合はコスト面でのハードルが高くなりがちです。
②パソコンのOSによっては利用できない点
PC-FAXに使用するパソコンのOSを、必ず確認しましょう。OSの種類によってはパソコンがPC-FAX機能に対応しておらず、そもそも利用できない可能性もあるためです。
PC-FAX（ダイレクトファックス）以外でPCからFAXを送る方法は？
PC-FAXは長年紙で運用してきたFAXを手軽にデータ化できるため、業務効率化にも有用です。しかし先に述べたように、複合機やパソコンの買い替えが必要となるケースも予測でき、それに当てはまる場合は導入が現実的ではなくなってしまいます。
そこで、ここではパソコンでFAXを利用できる、PC-FAX以外の方法の有無にも目を向けてみましょう。PC-FAX以外で、FAXをパソコンで利用できる主な方法には以下の2つがあります。
方法①FAXソフト
パソコンを使ってFAXの送受信を行うためには、「FAXソフト」を利用する方法もあります。
まず、現在使用中のパソコンに専用のFAXソフトをインストールします。FAXソフトがあれば、パソコン内の文書データを電話回線経由でFAXとして送信することが可能です。PC-FAX対応の複合機がない場合は、FAXソフトを利用する方法も選択肢になるでしょう。FAXソフトを導入することで、パソコン自体がFAXとして利用できると考えると分かりやすいと思います。
電話回線でFAXを利用したいものの、PC-FAX対応の複合機をお持ちでないといった場合に有用な方法です。利用開始に際してはFAXソフトとパソコンの他、固定電話の回線、パソコンに電話回線をつなぐためのモデムが必要です。ただしモデムを内蔵しているパソコンを選べば、単品のモデムを新たに準備する必要はありません。
FAXソフトには無料ソフトと有料ソフトがありますが、業務用のFAXとして利用するのであれば有料ソフトを選ぶことが無難でしょう。
FAXソフトを使用する方法には、特にPC-FAX非対応の複合機を使用中の場合、新規導入にかかる費用を抑えられるメリットがあります。
その一方でデメリットもあり、FAXを常時送受信したい場合は、FAXソフトの入ったパソコンは電源を落とすことができません。電源が切れた状態では、FAXの受信を行えなくなるためです。またFAXソフトではインターネット回線での送受信ができないため、必ず固定電話回線を契約していなければなりません。
また、FAXソフトを利用するすべてのパソコンにFAXソフトをインストールする必要があり、情報システム部門にとっては負担になるでしょう。
方法②クラウドFAX（インターネットFAX）
FAXソフトは各端末へのインストールが必要ですが、インストール不要でFAXを送受信できる方法もあります。それがクラウドFAX（インターネットFAX）です。
クラウドFAXとは、WEB上でFAXのデータを送受信できるサービスです。
専用のクラウドサービスを利用してFAXの送受信が可能で、FAXデータはクラウドサービス内に格納されます。パソコンとインターネット回線があれば、いつどこにいてもFAXの送受信を行える利点があります。
クラウドFAXの導入に必要なものは、基本的にはパソコンとインターネット回線のみです。また、タブレットやスマートフォンに対応したサービスも選ぶことができます。ただし、サービスによって複合機や電話回線が必要な場合もあるため注意が必要です。
クラウドFAXは、パソコンへのインストール不要で利用できる点が大きなメリットです。急いでペーパーレス化したい場合も、ユーザーID追加でスピーディに対応することができます。また先に述べたように、パソコンがありインターネットに接続できればFAXが使えるため、在宅勤務やテレワークに従事していてもFAXが使えます。
ただし、サービスによっては送受信に従量課金が発生する場合があり注意が必要です。
業務効率化ならクラウドFAXがおすすめ
PC-FAXは便利ですが、その機能を備えた複合機と電話回線が必要です。また、FAX担当の従業員が固定のオフィスに常駐していることも求められます。
しかし近年は社会情勢の変化や働き方改革の推進などで、テレワークを取り入れている企業も増えています。それらを考慮すると、これからはクラウドFAXがおすすめと言えるでしょう。
クラウドFAXはインストール不要で導入できるだけでなく、文書作成や送受信に活用できる機能も多彩で便利です。ペーパーレス化に加えて、FAX業務自体の大幅な効率化も期待できるでしょう。クラウドFAXで可能な業務効率化には、以下のようなものがあります。
- 各担当者がいつどこにいても自身の業務用パソコンでFAXが送受信できる
- 追記や修正が発生してもパソコン入力ができて簡単
- 電子印が使えるため捺印の手間を省ける
- 自動仕分け機能があれば書類配布の手作業が不要
- 検索機能で必要なデータをすぐに探せる
- ファイリングや保管の手間を減らせ、管理スペースも削減 など
まとめ
これからFAXのペーパーレス化を実現する方法としては、クラウドFAXがもっとも便利と言えます。しかし、クラウドFAXサービスも多数あるため、自社に合うものを選定することが大切です。
たとえば、サービスによっては導入時にFAX番号の変更が必要なものもあります。受発注業務など、重要かつ日常的な通信手段としてFAXを用いている場合、FAX番号を簡単に変えられないケースも多いでしょう。
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受発注業務にFAXが欠かせないという場合は、ぜひお気軽にご相談ください。
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