【4選】コピー用紙を削減するには？アイデアやおすすめの方法を紹介

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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

ビジネスに欠かせない、書類や資料などの紙文書。しかしその数が増えすぎてしまうと、管理にも大きな手間とコストがかかります。また、紙の大量使用による環境負荷の増大も企業としては気になってくるもの。

そこで今回は、業務で使用する膨大な数のコピー用紙を削減するためのアイデアをご紹介します。明日から始められるおすすめの方法も解説しますので、紙文書の保管やコストにお悩みの方はぜひご参考にしてください。

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コピー用紙を削減するメリット

コピー用紙の分量を減らし、削減することにはさまざまなメリットがあります。ここでは、ビジネスにおいて紙を減量することで得られる利点をいくつかご紹介します。

コスト削減

コピー用紙を減らして削減できるコストと聞くと、紙の購入費用を思い浮かべる方が多いと思います。しかし、紙そのものにかかるコストをどれだけ減らせるかというと、そのウエイトはさほど大きくありません。

実は紙の減量で省けるコストは、紙の費用以外のほうが大きくなります。たとえば、以下のような関連コストを総合的に減らすことが可能となるのです。

• 紙の書類を収納する設備やスペースにかかるコスト
• 紙の書類をファイリング・配布する手間や人材にかかるコスト
• 特定の書類を探すためにかかる時間的コスト
• 上記の作業にかかわるその他の雑務に費やされるコスト

保管場所の省スペース化

書類が少ないうちはまだよいですが、年単位で事業を続けていくと保管が必要な書類の数はどんどん多くなります。それらをすべて紙で保管しようとすると、気づかないうちに社内の膨大なスペースが保管に割かれてしまうかもしれません。

紙の書類を減らすことでそれらのスペースを省けるとともに、管理にかかる業務コストも減らすことができます。

テレワーク推進

紙の書類は、書類がある現場にいる人しか確認できません。遠隔地から自由に閲覧や編集ができないとなると、テレワークには不向きです。紙で運用していた書類をデータ化してオンラインで共有可能とすることで、昨今普及しているテレワークへの移行もスムーズになるでしょう。

情報漏洩リスクの低減

紙の書類は、たまたま居合わせた人が偶然目にしてしまうことや、外への持ち出し時に紛失してしまうなどのタイミングで、情報漏洩のリスクが大きくなりがちです。しかしそれらの書類もデータ化することで、ファイルの暗号化やパスワード登録などの手段をとってセキュリティを高めることが可能です。

BCP対策

自然災害が多いこの国において、企業が災害へ備えることは必須の要件といえます。もし、オフィスが自然災害や火災に見舞われたとき書類を紙の状態でしか運用していなければ、損失のリスクは非常に大きくなってしまうでしょう。

その一方で、書類をデータ化して管理できれば他の事業所や遠隔地へバックアップでき、データ消失などのリスクを減らせます。紙の書類を減らすことは、企業のBCP（事業継続計画）対策にも有効となるのです。

企業のイメージアップ

ペーパーレス（紙の削減）に取り組んでいることを関係企業や外部にアピールできれば、「環境保全に熱心に取り組む会社」として印象アップが可能です。企業イメージが向上すれば商品・サービスやブランドの価値向上にもつながるでしょう。

コピー用紙を削減する方法【4選】

コピー用紙を減らすことにより、紙の購入費用が減ることにとどまらずさまざまなメリットがあることがわかりました。ここでは、オフィス内のコピー用紙を減らすためにできる4つの取り組みをご紹介します。
明日から始められることや、さっそく計画できるものばかりですので、紙の減量にお悩みであればぜひ取り入れてみてください。

不要な印刷を減らす

単純に、コピーや出力のミスを減らすだけでも用紙を削減できます。担当者各自が誤った印刷をしないよう留意して取り組むことはもちろん、「不要なコピー・印刷はしない」といった貼り紙を複合機周辺に貼るなどの意識付けも有用でしょう。

たとえば、何枚も印刷してしまってからミスに気づくなどのケースは、1度に大量の紙をロスすることにつながってしまいます。それを避けるために、まず1枚試し刷りをしてから大量の印刷に取り組むなどの方法を採ることがおすすめです。

旧来行われてきた裏紙を利用したコピー・印刷など、シンプルな方法も徹底すればかなりの紙の枚数削減を実現できます。ただし、企業によってはセキュリティ観点から裏紙利用を禁止している例もありますので、採用には注意が必要です。

集約印刷を利用する

コピー用紙が足りなくなったときなど、多くの書類を限られた枚数でコピーしたい場合に、両面印刷をしたことがある方は多いと思います。このように、1枚の紙に可能な限り多くの印刷を行うことを「集約印刷」と呼びます。身近な集約印刷のパターンといえばやはり両面印刷かと思いますが、さらに複数のページを用紙1ページ分にまとめるなどの印刷方法もあります。

取り入れやすい集約印刷の方法としては、A4の原稿をA4用紙に印刷せず、2枚分をA3用紙1枚に印刷するといった手段があります。また、縮小印刷をしても問題がなければA3の原稿をA4サイズに縮小して印刷するなどの方法も、使用する紙の分量を減らすことに有効です。複数ページを1枚に印刷し、さらに両面印刷を行う「両面集約印刷」を取り入れれば、より使用する紙の枚数を減らすことができます。

印刷原稿が電子データの場合は、印刷する前に本文の改行などでページの空白部分がないか確かめてみましょう。もし無駄な改行が多かった場合、それを削除して原稿のボリュームを調整すれば印刷枚数を削減できます。

コストを可視化する

コピーや出力を多用する人でも、意外に知らないのが1枚あたりの印刷コスト。「1枚あたり○円かかっています」など、具体的な印刷コストを周知することも不要な印刷の削減に効果的です。先に貼り紙などで注意喚起をすることをご提案しましたが、その貼り紙に「1枚○円」の表記を付けることでより効果的な意識付けを行えるでしょう。

また、スタッフ1人ひとりへ決まった分量のコピー用紙を月次で配布し、その範囲内で枚数をつねに意識しながら使ってもらうという方法もあります。個人単位ではなく部署単位で使用する紙の枚数をカウントし、ランキング形式で順位を決めて紙を減らす意識をより徹底・強化する方法もおすすめです。

ペーパーレスFAXを利用する

業務に使用する紙文書のなかでも、特にFAXの枚数が多いという企業は多いと思います。近年ではそのFAXをデータに変える「FAXのペーパーレス化」を行う企業も増えてきました。
しかし問題なのは、FAXだけはペーパーレス化に踏み切れない事情を抱えているというケースです。

既にさまざまな書類を電子データに変えてペーパーレス化していても、FAXだけはペーパーレス化に手を付けられていないという企業も多いでしょう。「取引先企業が今も紙のFAXを使い続けている以上、自社でのFAX電子化はむずかしい」と考えている場合も少なくないのではないでしょうか。

もし、上記のような理由で紙のFAXを廃止できないお悩みがある場合、どのような方法で用紙の削減を行えばよいのでしょうか。次の項目では、FAXをなかなか電子化できない問題を解決できるペーパーレスFAXをご紹介します。

ペーパーレスFAXなら「FNX e-受信FAXサービス」がおすすめ

現在ではさまざまなペーパーレスFAXサービスがありますが、それぞれ異なる特徴を備えているため自社とのマッチングをよく検討して導入することが必要です。

それらのなかでも、取引先との兼ね合いで紙のFAXを廃止できない事情を抱えた企業におすすめのサービスが、ネクスウェイ「FNX e-受信FAXサービス」です。

ここでは、FNX e-受信FAXサービスの特徴を3つご紹介します。

FAXの印刷が不要になる

FNX e-受信FAXサービスなら、すべてのFAX文書を電子データの形でやりとりできます。もしFAXの相手先が今も紙のFAXを使用していても、先方から紙で自社に送られたFAXは、自動的に電子データ化されて受領できます。また自社から送信するFAX文書のデータも、先方では紙の書類の形で受け取れるのです。
これまで膨大な紙のFAXを受信してきた企業でも、その印刷が不要となります。

FAXを送受信する相手先に迷惑をかけない

また、FNX e-受信FAXサービスのもう1つの大きな特徴は、これまで運用してきたFAX番号をそのまま使える点です。

ペーパーレスFAXサービスのなかには、新規導入に際してFAX番号の変更が必要となるケースも少なくありません。FNX e-受信FAXサービスは、番号の変更もFAX複合機の買い替えも不要です。専用アダプタを従来使用してきた複合機に取り付けるだけで導入できるため、新規利用開始もスピーディに行えます。

FNX e-受信FAXサービスは相手先に手間を取らせることなく、自社単位でFAXのペーパーレス化を実現できます。

FAXをクラウドへ自動保存し、検索しやすくなる

FNX e-受信FAXサービスは、送受信したFAXのデータ文書をクラウドに自動保存できる機能を備えています。クラウドとはインターネット上の仮想ストレージを指し、日時を問わずどこからでもアクセスできる点が特徴です。

パソコンとインターネット接続さえあれば、いつどんな場所にいてもFAXの送受信を行えるFNX e-受信FAXサービスなら、テレワーク従事者もFAX担当業務を行えます。

また、クラウドに膨大な量のFAX文書を保存していても、見たいFAXを探すときは検索機能で瞬時に見つけることが可能。紙のFAXのように、1枚のFAXを探すためだけに多くの時間と手間を割かずに済むため、業務効率化にも役立ちます。

まとめ

紙の書類を減らすためにさまざまな工夫をしている企業も、FAXだけは紙運用をやめられないというケースがあるかと思います。

それでも、できるならFAXもペーパーレス化したいと考えているなら、ネクスウェイのペーパーレスFAX「FNX e-受信FAXサービス」がおすすめです。FAXのペーパーレス化でお悩みがあれば、ぜひネクスウェイまでお気軽にお問い合わせください。

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