ペーパーレスFAXで業務効率化した事例をご紹介！紙削減、リモートワークの実現
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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。
環境保全や業務効率化をすすめる企業が増えるなか「ペーパーレスFAX」というサービスを聞いたり、目にしたりする機会が増えています。
こちらでは、ペーパーレスFAXを導入した企業の事例をご紹介します。FAX業務の効率化やペーパーレス化を進めるための参考にしてください。
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目次[非表示]
- 1.ペーパーレスFAXとは？
- 2.【5選】ペーパーレスFAXの導入事例
- 2.1.紙の削減（卸売業）
- 2.2.リモートワークの実現（製造・販売業）
- 2.3.業務工数の削減（卸売業）
- 2.4.処理時間削減・業務効率化（製造業）
- 2.5.ペーパーレスによる資源保全（製造・販売業）
- 3.ペーパーレスFAXの導入がおすすめな企業
- 4.ペーパーレスFAXの7つのメリット
- 4.1.デスクでのFAXの確認・編集・返信
- 4.2.配信元・担当者に応じたFAXの自動仕分け
- 4.3.オフィス外からのFAX確認
- 4.4.他の拠点・部署からの業務支援
- 4.5.データ化による紛失リスクの低減
- 4.6.発注書や請求書などのFAX帳票の管理も楽々
- 4.7.ペーパーレス化で経費も削減
- 5.ペーパーレスFAXのデメリット
- 6.まとめ
ペーパーレスFAXとは？
ペーパーレスFAXとは、受信したFAXを電子データに変換し、パソコンやサーバー（オンプレミス・クラウド）に保存したりメールで送信したりできるシステム・サービスのことです。手元のPCからFAXのファイルデータを閲覧できるサービスが多いです。
インターネットFAX、クラウドFAXと呼ばれることもあります。
とくに、クラウドシステム経由で受信したFAXを電子化し、WEBブラウザ上で仕分け・編集・返信・保管ができるペーパーレスFAXサービスであれば、自社のFAXに関わる業務を大幅に効率化できる一方で顧客や取引先は従来通りFAXを使用できるため、相手先に強いることは何もありません。
事実上、FAXを利用しながら業務効率化が可能になります。
【5選】ペーパーレスFAXの導入事例
ペーパーレスFAXを導入して、業務効率化やコスト削減などの効果を得ている企業の事例を紹介します。
紙の削減（卸売業）
ある酒類・食品類の卸売企業では、FAXを複合機へ取りに行く時間、手を動かしてFAX紙を一枚ずつ仕分けるのに工数や手間がかかっていました。
ネクスウェイのペーパーレスFAX「FNX e-受信FAXサービス」を導入し、3ヶ月で25,000枚分もの紙の削減につなげています。
また、発注書の仕分けもパソコン画面上で簡単に操作できるため、1日あたり約20分の時間削減につながりました。
リモートワークの実現（製造・販売業）
金属加工品の製造・販売企業では、紙FAXの受発注業務をリモートワークで行えず、シフト出社している営業アシスタントに業務負荷がかかっていました。
ネクスウェイのペーパーレスFAX「FNX e-受信FAXサービス」を導入することで、FAX受発注業務のリモートワーク化を実現。リモートワーク環境でも滞りなくFAX受発注業務を行える体制を構築されています。
また、脱手書きや送受信履歴の追跡ができるようになり、顧客とのコミュニケーションがスムーズになったそうです。
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業務工数の削減（卸売業）
工業製品・合成樹脂製品などの卸売企業では、発注書FAXが1ヶ月で約1500枚も届くため、管理の工数や問い合わせがあった際に該当のFAXを探す時間に悩まされていました。
ネクスウェイのペーパーレスFAX「FNX e-受信FAXサービス」を導入することで、ファイリングの手間がなくなり、1つの部門だけで毎月約40時間が削減されています。
さらに、問い合わせがあった場合にも、該当のFAXをすぐに探して回答でき、お客様満足度向上にもつなげていらっしゃいます。
処理時間削減・業務効率化（製造業）
あるメーカーでは、発注書などのFAXが年間24,000枚も届き、その仕分けや返信にかかる時間に悩まされていました。サービス品質の向上のために、注文書処理のスピードアップを図りたいと考えていた折、ネクスウェイのペーパーレスFAX「FNX e-受信FAXサービス」を導入。
FAXの注文書への対応スピードが45分から3分に短縮。約97%削減を実現されています。
ペーパーレスによる資源保全（製造・販売業）
ある製造・販売業の企業では、顧客からのオーダーの約2割がFAXで届き、さらにFAXを拠点間で共有する際に、お客様から届いたFAXをさらにFAXで送ることで通信料の発生や紙の消費が課題となっていました。
ネクスウェイのペーパーレスFAX「FNX e-受信FAXサービス」を導入することで、ペーパーレス化を実現し、同社が全社をあげて取り組むサステナビリティにも対応できるようになりました。
ペーパーレスFAXの導入がおすすめな企業
ペーパーレスFAXの導入がおすすめなのは、下記のような課題を感じている企業・現場です。紙のFAXに関わる課題をお持ちでしたら、ぜひペーパーレスFAXを検討しましょう。
- FAXの仕分けや保管に工数がかかっている
- 手書きで追記・押印するのが手間
- 大量の紙のなかから、FAXを探すのが大変
- 出社しなければFAX業務ができない
- 取引先側の混乱を防ぐため、FAXという連絡手段は変えたくない
ペーパーレスFAXの7つのメリット
ペーパーレスFAXは業務効率化を後押しするソリューションです。主なメリットは下記です。
- デスクでのFAXの確認・編集・返信
- 配信元・担当者に応じたFAXの自動仕分け
- オフィス外からのFAX確認
- 他の拠点・部署からの業務支援
- データ化による紛失リスクの低減
- 発注書や請求書などのFAX帳票の管理も楽々
- ペーパーレス化で経費も削減
詳しく解説していきます。
デスクでのFAXの確認・編集・返信
通常は、FAXの送受信の度に複合機のそばまで行かなければなりません。送受信の頻度が多いほど、この移動によるロスは無視できない大きさになっていきます。
ペーパーレスFAXサービスがあれば、社員は個々のデスクからFAXを確認・編集・返信できるようになり、無駄な時間・労力が削減されます。
配信元・担当者に応じたFAXの自動仕分け
受信したFAXは自動で仕分けされるため、紙のFAXを仕分けしていたときのような工数が削減されます。また、送受信状況をデータとして管理することで、配信元や担当者ごとの送信枚数・作業量を可視化することも可能です。
作業量が多い従業員へのフォローや、作業の多い拠点への人員配置などにも活用できます。
オフィス外からのFAX確認
クラウドサービスによってFAXを受信するため、インターネットさえあればオフィスの外からでもFAXを確認できます。
社員の集中できる環境や予定に合わせて自由に作業場所を選べるテレワーク制度の実現に貢献します。
他の拠点・部署からの業務支援
万が一、社員の急なお休みや自然災害による出勤不可能な状況になったとしても、クラウドサービス上にFAXのデータが保存されているため、他の拠点・部署のメンバーがWEBブラウザ上で作業をフォローすることが可能です。
社員の柔軟な働き方や働きやすさの実現にも効果的ではないでしょうか。
データ化による紛失リスクの低減
紙に印刷された情報は常に紛失の危険性を秘めています。個人情報が含まれているようなものは管理も大変。
一方、ペーパーレスFAXであればデータとして扱われるためセキュリティ対策が取りやすく、紛失のリスクも最小限に抑えられます。
発注書や請求書などのFAX帳票の管理も楽々
発注書や請求書などの帳票は、数年間保管することが基本です。FAXで送られてきた帳票FAXもすべてファイリングしなくてはなりません。
しかし、この作業には多大な労力が必要です。さらに、紙の保管には物理的なスペースも必要になりますし、整理整頓を怠れば検索性も下がります。
ペーパーレスFAXであれば、受信したデータの保管も簡単です。どれだけ量が増えても、ファイル棚を圧迫するようなことはありません。
受信日時や取引先名で検索をかければすぐに目的のFAXを探せるという点も大きなメリットです。
ペーパーレス化で経費も削減
ペーパーレス化で削れる経費はトナー代や用紙代だけではありません。もっとも大きいのは人件費です。これまで手作業で行ってきたFAXの送信や管理がパソコン内で完結すれば、大幅な業務効率化につながります。
結果として、社員の作業量が減り、残業代等を含む人件費の削減につながります。
また、時間に余裕ができることで、社員それぞれがコア業務に集中できれば、仕事の生産性向上も期待できます。業務負荷軽減と労働生産性向上の両立は、働き方改革においても主なテーマ。ペーパーレスFAXは、その足がかりとなるソリューションです。
ペーパーレスFAXのデメリット
このように便利なペーパーレスFAX（インターネットFAX）ですが、もちろんデメリットもあります。
- サービスの導入・加入が必要
- 今使っているFAX番号が変わることがある【回避可能】
- 受信料金がかかる場合がある【回避可能】
- FAXが届いたことに気づかない可能性がある【回避可能】
- 受信したFAXに追記・返信する際に工夫が必要【回避可能】
- 送受信の通信環境が安定しないことがある【回避可能】
上述の通り、回避可能なものもあります。方法などの詳細は下記の記事で解説していますので、ご覧ください。
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まとめ
ペーパーレスFAXでは、受信したFAXを電子データに変換し、パソコンやサーバーに保存したりメールで送信したりできます。
WEBブラウザ上で仕分け・編集・返信・保管ができるペーパーレスFAXサービスであれば、自社のFAXに関わる業務を大幅に効率化できます。さらに、顧客や取引先は従来通りFAXを使用できるため、相手先に強いることは何もありません。
ぜひペーパーレスFAXでFAX業務の効率化を検討してみませんか。
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