FAX返信の手書き書き込みは手間！効率化する方法をご紹介
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こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。
ビジネスで紙のFAXを使用していると、受信したFAX用紙にそのまま用件を書き込んで返信する機会が意外と多いことが分かります。しかし、都度手書きで書き込んで返信する作業を1日に何十件も行う機会があるようだと、その業務負担は軽視できないものとなるでしょう。手書きのFAXには送付状を添えるというマナーもあるため、かなり多くの作業量になってしまいます。
そこで今回は、手書きFAXに欠かせない送付状についてご説明し、受信FAXへの書き込み作業を効率化するポイントも一緒にご紹介します。
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FAX送付状とは？
FAX送付状とは、こちらから相手先へFAXを送信する際に1枚目として添付する「FAX文書の表紙」のような書状です。FAXを送る際は必ず冒頭にこの送付状を付けることが、一般的なビジネスマナーとなっています。
FAX送付状はなぜ必要？
FAX送付状は、なぜFAX文書を送る際に必ず添える必要があるのでしょうか。FAX送付状を付けるのは、受信する相手先に「FAXの用件（どんな内容のFAXであるか書く）」「だれが送信したFAXであるか（自署を記載して分かるようにする）」など書き込んで送ることで、表紙のようにひと目見ればFAXの要旨や送り主がすぐ分かるようにするためです。
たとえば、いきなり用件だけを書いたFAXをただ送ったら相手はどう思うでしょうか。「だれが送ってきたか分からない」「本文を読み進めても要点を把握するまでに時間がかかりすぎる」などで、困惑を招いてしまうでしょう。
本文を読む前にFAXの要点や送信者名が分かることは、相手先にとっても親切です。マナーや礼儀という側面も勿論ありますが、基本的には「FAXを読みやすくするための配慮」と考えてよいでしょう。
FAX送付状の書き方
FAX送付状を作成するときは、以下の項目を必ず明記しましょう。
送るFAXの内容がどんなものであっても、これらの記載項目は変わりません。1から記入していると手間がかかりますから、テンプレートを設けておきいつでも活用できるようにしておくとよいでしょう。
・送信年月日（FAXを送る当日の日付）
いつ送られたFAXなのかを、相手に明確に伝えるために記載します。基本的に年次を記載する際は、西暦でも元号でも問題ありません。
・宛名（送付先の情報）
宛名として送る相手の氏名を記載する場合も、企業名・部署・役職／担当は必ず書きましょう。敬称は個人に宛てる場合「様」、部署や団体に宛てる場合には「御中」とします。
・送り主に関する記載（送信元の情報）
FAXを送っているあなた自身に関することも、送り主として必ず書きましょう。この場合も企業名・所属部署名・役職／担当まで記載します。
・あいさつ文
あいさつ文は、ビジネス文書用の定型のあいさつを流用して大丈夫です。時節に合わせて定型文を変えるなど、一定の工夫をすると尚よいでしょう。
・本文内容の要約
「○○に関するご連絡」といったように、本文のおもな用件を簡潔に記載します。もし返信期限等を設けてある場合は、それも記載しておきましょう。
・合計枚数
「計○枚」のように、送付状を含むFAXの総枚数を必ず記載します。その理由は、FAXは通信トラブルや紙切れ・紙詰まりなどですべての枚数を印刷できないケースが少なくないためです。総枚数を記載しておけば、ページに不足があっても先方で気づきやすくなるでしょう。
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FAX受信時・返信時のビジネスマナー
ここまでは、FAXをこちらから送信する際の送付状に関するマナーをご紹介しました。ここからは、受信したFAXに返信する際のマナーについても見ていきましょう。
受信したFAXに書き込んで返信するときのビジネスマナー
FAXを受信してから、そのFAXに書き込みを入れて返信する場合、以下の点に気を付けて返送を行いましょう。
・受け取ったらすること
自分に宛てられたFAXを受信したら、返信する前に必ず内容をしっかり読み、枚数が足りているか送付状と照らし合わせて確認しましょう。また、印字が不明瞭で読めない点などがないかもチェックします。自分以外の担当者に宛てたFAXを受け取った場合は、すぐに宛先の人へ届けるようにしてください。
・返送時の書き込み方
受信FAXに直接用件を書き込んで返信する場合、返信希望の宛名があればそこに敬称を書き加えましょう。この場合も宛名が個人名の場合は「様」、部署や団体の場合は「御中」とします。宛名の末尾に「行」や「宛」がすでに書かれていれば、それを二重斜線で消してから書き込んでください。
・簡潔なあいさつ文
緊急の要件でなければ、返信する際にも「毎度ご注文ありがとうございます」「いつもお世話になります」など、シンプルなあいさつ文を入れるとよいでしょう。
FAXへの書き込みの業務負担は小さくない
ここまでの手順をご説明して気づいた方も多いと思いますが、これらの書き込みをすべて手書きで行うことにはかなりの手間がかかります。まして受発注業務でFAXを使っている場合など、1日あたり数十件単位でFAXを受け取ることもあると思います。たとえば、それら1通ずつに「いつもありがとうございます」と書き込む手間だけでも、相当の業務負担です。
このようにビジネス連絡でのFAXの場合、同一文面の定型文を何度も記入する場面が多いものです、決められた文言の文章を毎回手書きする労力を考えると、あまり効率的ではないと考えられるでしょう。
紙のFAXで送受信を行っている場合も、送付状などのテンプレートを電子データで作っておくと便利になります。テンプレートファイルをパソコンで開き、必要に応じて加筆修正を行い、出力してFAX送信するといった流れを設けておくと効率的でしょう。
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FAX返信の書き込みを効率化する方法
業務で紙のFAXを使っていて、返信するときの書き込み作業が大変と感じているなら、その作業をもっと効率化する方法を考えてみましょう。ここでは、FAX返信時の書き込み作業を効率化する工夫についてご紹介します。
FAX用スタンプを使う
FAXに返信する際、ハンコをポンと捺すだけで定型文を印字できる「FAX用スタンプ」が販売されています。「確認済み」「ありがとうございます」などの文言を、用途に応じて選べるようになっています。手書きよりは手間を減らせますので、紙のFAXを使っている方なら取り入れれば若干の業務効率化にはなるかもしれません。
定型文機能を備えたクラウドFAXを導入する
1日何十通もFAXを紙で受け取り、それら1通1通に書き込みを入れて返信する作業は大変ですし、それだけでまる一日かかってしまうことも考えられます。加えて紙のFAXはページが欠けていたり、文字がつぶれて読みにくくなったりしていることも少なくありません。
他社で電子FAXに切り替えた話などを聞く機会があると、自社でも紙のFAXをそろそろやめて電子化したいと考えることもあるでしょう。
FAXの電子化を考えているなら、おすすめしたいのが「クラウドFAX」と呼ばれるサービスです。従来紙で運用してきたFAXを電子データの形でやり取りできるものですが、FAX文書のデータをクラウドと呼ばれるインターネット上の保管スペースに格納できる点が特徴です。
クラウドFAXサービスにはさらに多くの機能が備わっています。
数あるクラウドFAXの機能のなかでも、特に注目したいのは「定型文機能」。これまで紙の文書に手で書き込んできた大量の「定型文」を、ボタン1つまたはワンクリックで呼び出して自動入力できます。
もし、自社のFAXについて、紙から電子データへの切り替えを検討中であれば、定型文機能を備えたクラウドFAXサービスの選定がおすすめです。従来行ってきた送付状の手書き作成や、返信の際の書き込み作業などの膨大な手間をぐんと減らすことができるでしょう。
業務効率化なら「FNX e-受信FAXサービス」がおすすめ
クラウドFAXサービスは「FAXをデータ化できる」点だけでも、相当量の業務の効率化が期待できます。しかし、非常に多くのサービスが各社から提供されており、選定によって機能に違いが生じます。せっかくクラウドFAXを利用するなら、自社の業務に合った機能が備わっていて業務により役立つサービスを選びたいもの。
こちらでは、受発注業務をFAXで行っている企業様におすすめの、ネクスウェイのクラウドFAX
「FNX e-受信FAXサービス」の機能をご紹介します。
定型文・捺印機能ですぐに返信できる
FNX e-受信FAXサービスには、受信FAXの返信を行う際の便利機能が豊富に備わっています。なかでも便利なのが、「定型文機能」と「捺印機能」の2つ。
定型文機能は、「いつもありがとうございます」「受領しました」「納期は●日です」など、頻繁に入力の機会がある文言を一発で記載できる機能です。捺印機能は、同様に受領日を含んだデート印や担当印をFAX上に捺印できる機能です。
手書きで定型文と用件を書き、ハンコを捺してFAX複合機まで持って行って返信していた手間が、パソコンの前に居ながらにして完結させられます。
受信したFAXを自動でデータ化するので検索もしやすい
FAXをデータ化できることで、「書いて送る」という手間がかなり減らせることが分かりました。しかしFAXを取り扱う以上、送受信や返信のほか「受信したFAXを管理する」という手間も必ず付いて回ります。その負担も、FNX e-受信FAXサービスならぐんと低減できます。
相手先から紙の状態で送信されたFAX文書も、受信時にデータ化してクラウドへ自動保存します。紙出力するかどうかは受信後に取扱者が選ぶことができるため、用紙の無駄になりません。
また、過去の受信FAXを探して確認したいとき、大きなストッカーや保管庫まで行き1枚1枚探す作業も不要になります。FNX e-受信FAXサービスには検索機能があり、見たいFAXをクラウド上のフォルダから一発検索で見つけられるので、大きな時間短縮になるでしょう。
まとめ
手書きで作成・返信する形でFAX業務を行っていると、繁忙期などは担当者が作成と返信に稼働時間のほとんどを割くこととなりがちです。また、FAX担当者はテレワーク従事ができないだけでなく、業務用件での離席すら難しくなる状況に頭を悩ませていた方も多いでしょう。
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ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、そのような担当者様のお悩みを解決できるクラウドFAXサービスです。相手先が紙のFAXを使い続けていても運用できますし、長年使ってきたFAX番号を変更なしで導入できるなど、切り替え時のメリットも豊富。
FAXの電子化をご検討中であれば、ぜひネクスウェイにお問い合わせください。
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