営業や広報、生産・販売などのフロントオフィス業務と比較し、バックオフィス業務は「縁の下の力持ち」という印象があるかと思います。とはいえ、陰に隠れているばかりではありません。なぜならバックオフィス業務は、企業のリソースを取り扱う仕事を一手に引き受けているからです。企業リソースとは、自社が保有する金銭、人材、資材、情報などの知的財産といったすべての経営資源を指します。
つまりバックオフィス業務は、そのまま企業の経営に直結している業務ともいえるのです。

バックオフィス業務が円滑に行われていることで企業のリソースが有効活用でき、生産性や企業価値、ブランド価値などの向上にもつながります。また有効な経営判断が行える状況づくりにも、バックオフィス業務は一役買っているといえます。

企業の利益獲得は、おもにフロントオフィス業務が担っていると思われがちな側面もありますが、バックオフィス業務も企業活動に欠かせない重要な存在なのです。

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バックオフィス部門が抱える課題

企業の経営や、フロントオフィス業務の円滑化に欠かせないバックオフィス業務ですが、それだけに抱える課題も少なくありません。ここでは、バックオフィス業務がどのような課題を抱えがちになるのか、詳しくご紹介します。

業務が属人化しやすい

バックオフィス業務のなかには、専用のシステムを使用する作業が少なからずあり、また担当者に一定の知識や専門性が求められる場合もあります。さらに経理や法務などの業務では、法令の改正に則って運用を変更しなければならない機会も増えがちです。
このため、それらの経験やスキルを持った特定の担当者に業務が集中するケースが多くみられます。繁忙期などは「○○の仕事は△△さんでなければ任せられないから」と、1人の社員だけが遅くまでオフィスに残って作業しなければならない事態にもなるでしょう。

そのような状況が業務の属人化と呼ばれ、オフィス内に深刻な問題を引き起こしてしまう場合があります。たとえば、担当者が急遽欠勤したときや休職、離職したときなどです。他に同じ業務を行える人が誰もいなかったため、その業務が一時的に滞ってしまうなどのトラブルが起こってしまう場合があります。

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アナログな業務が多い

バックオフィス業務のなかには、旧来同じ手法で行われている作業も多くあると言われています。具体的には、手作業や紙運用などのアナログ業務がいまだ数多く残っている企業も多いのではないでしょうか。たとえば以下のような状態は、バックオフィス業務のなかでも特に電子化が遅れていると言われる事例です。

勤怠管理を手書きの業務報告書やタイムカードで行っている

手順書や各種資料を紙の書類で運用している

ワークフローにおける承認を印鑑の捺印で行っている

外部や他事業所との連絡手段の1つに紙のFAXがある　など

上記のようなアナログ業務が多いと、複数名での共同作業時に非効率になる、事務処理に手間やコストがかかる、承認が遅れる、情報共有が進まないなどの問題を生みがちです。

テレワークを導入しにくい

バックオフィス業務では、さまざまな資料や文書を取り扱う機会が多くなります。請求書や納品書などの帳票類をはじめ、人事部門の採用に関する書類や評価シートなど、実に多くの文書が用いられています。さまざまな業務連絡に使用されるFAX文書なども、これらに含まれるでしょう。

しかも、これらの書類のなかには電子化が難しく、いまも紙ベースで取り扱われているケースが少なくありません。紙の書類を取り扱う作業は、基本的にオフィス外で行うことが困難です。なかでも印刷や配布、捺印やFAX業務などはオフィスを一歩出てしまうとまず立ち行かなくなるでしょう。

オフィス内にいなければ業務ができないということは、その業務に従事する社員はテレワークや在宅勤務などに就くことが難しくなる要因となります。

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バックオフィスを効率化する3つのメリット

バックオフィス業務は企業経営に欠かせませんが、アナログ業務が多かったり業務量が膨大であったりするなど、業務効率の面ではまだ多くの課題が存在します。
そこでここでは、バックオフィス業務の効率化で期待できるメリットを3つご紹介します。

人件費などのコスト削減

バックオフィス業務を電子化や自動化によって効率化することで、人件費をはじめとするコストを削減できます。

たとえば、紙で運用していた書類を電子化し、データ管理に変更したとします。まず書類を印刷する費用が削減できますし、膨大な分量の書類を保管するスペースやセキュリティ管理にかかる費用も減らせます。また、書類の配布や捺印などにかかっていた担当者の作業コストや時間コストの削減にもつながるでしょう。

人材採用に繋がる

バックオフィス業務はフロントオフィス業務と比較して、社内の予算割り当てが少なくなりがちです。このため人手不足が常態化している割に採用活動を積極的に行いにくいという問題が発生します。その上テレワーク導入も難しいとなると、優秀な人材を呼び込むのが困難になってしまいます。

しかし、業務の電子化や自動化を進めることで、テレワーク環境で従事する社員の採用もしやすくなります。働く地域や時間の壁をなくし、幅広い人材から優秀な社員を集めることが可能となるのです。

業務の生産性の向上

バックオフィス業務が効率化できれば、企業において全社的な生産性向上にも役立つことが期待できます。バックオフィス業務のなかには、いわゆる定型業務も数多くあります。それらが業務効率化されることで、企業の基幹業務や付加価値性の高い業務に、費用や労力などを割くことが可能となるでしょう。

また中堅企業や中小企業では、フロントオフィス業務もバックオフィス業務も同じ社員が行っているというケースがあるでしょう。兼任業務のうち、効率化によってバックオフィス業務の手間が少なくなると、業務負担を削減できます。また、フロントオフィス業務に集中して取り組める状況が生まれるため、さらなる利益を生み出すことができるでしょう。

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バックオフィス効率化のポイント

バックオフィス業務を効率化できれば、多くのメリットが期待できます。しかし、効率化したい作業が多すぎて何から手を付けてよいか分からないというケースも想定できます。
そこでここでは、バックオフィス業務の効率化で意識したい・優先したいポイントについてご紹介します。

ペーパーレス化できる業務はないか

バックオフィス業務効率化の第一歩は「紙の業務を減らすこと」にあるといえます。紙を減らすこと＝ペーパーレス化が、バックオフィス業務効率化の鍵といってもよいでしょう。

ペーパーレス化とは、紙の状態で運用していた書類などを電子化（デジタル化）することです。
ペーパーレス化というと、エコロジー的観点から取り組むものだと考えやすいのですが、それだけではありません。紙の使用量が減ることで、書類印刷にまつわるあらゆるコストを減らすことができます。

費用面でのコストに限らず、書類の作成にも多くの時間を割かずに済むため、作業コストも削減できるでしょう。またペーパーレス化できる業務には、部署や業務単位で導入できるものあり、スモールスタートで始めやすいという利点もあります。

なぜ進まない！職場のペーパーレス化の課題と推進ポイントとは？「ペーパーレス化の重要性は理解しつつも、なかなか職場でペーパーレスが進まない」という企業も多いのではないでしょうか？この記事では、ペーパーレス化の課題や推進するポイントを解説しています。ペーパーレス化を推進する参考にしてください。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

自動化できる業務はないか

現在、人が手作業で行っている業務について、ITツールに代行できる可能性はないかを探ってみましょう。いわゆる定型業務と呼ばれるルーティン化した作業の場合、ITツールによって自動化できるものも少なくありません。

定型業務を速く正確に行える各種ツールに一任し、社員はコア業務へ集中することが、業務効率化の一端といえるでしょう。

やらなくてもよい業務はないか

業務効率化とは、業務における無駄を減らすことともいえます。まずは、必要のない業務を慣例的に続けていないか精査してみましょう。その結果、必要がない業務であればその業務を止めたり、見直したりするといいでしょう。
また、検討した結果、自社でやらなくてもよい業務に関しては、アウトソーシングなどを活用して外部へ委託することも一案でしょう。

バックオフィス効率化に役立つツール

バックオフィス業務をより効率化するには、以下のようなツールの導入が有用です。

RPA

RPAとはRobotic Process Automationの略で、データ入力をはじめとする定型業務を自動化するシステムです。定期送信する必要のあるメール関連の作業など、期日が決まっている特定の業務を自動で代行でき、工数削減や業務のスピード化に役立ちます。

電子帳票システム

契約書や請求書などの帳票を電子化する電子帳票システムは、バックオフィスの効率化にいち早く取り入れたいツールの1つです。法改正にともなって需要が増しており、これからはさまざまな機能や特徴を備えたツールがさらに増えると予測できます。

チャットボット

社内外からの問い合わせ対応が大きな負担となっている場合、チャットボットの導入も有効な効率化の手段になります。チャットボットとは、質問項目を学習させておけば問い合わせに対して最適な回答ができるツールです。担当者の負担を軽減でき、問い合わせ業務の直接的な効率化につながるでしょう。

FAX電子化サービス

紙のFAX業務が多く負担が大きいと感じている場合、FAX電子化サービスを取り入れるとFAX業務を効率化できます。使用する用紙の減量や書類管理に関するコスト減も期待できるほか、FAX業務そのものを効率化できる機能を備えたサービスを導入すれば、作業コストも削減できます。

バックオフィス効率化なら「FAX電子化サービス」

バックオフィス業務の効率化に有用なツールは多数ありますが、おすすめはネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」です。

今お使いのFAX番号を変えずにFAXを電子化できるので、導入しやすいサービスです。また、受け取ったFAXの自動仕分け機能や、データのままFAXに捺印・メモ書きができる機能なども備えています。

FAX電子化サービスでバックオフィス効率化に成功した事例

NJT銅管株式会社様の事例

国内の銅管シェア約35%を誇るNJT銅管株式会社。従来は受発注業務をFAXで運用してきましたが、コロナ禍によりリモートワーク従事者の拡大を行うにあたって課題が生じます。月間2,000通にも上る受信FAXを運用しながら、いかにFAX業務を効率化してリモートワークに対応するかを検討し、FAXの電子化を進めることに。

選んだFAX電子化ツールは「ほぼ一択」で、FNX e-受信FAXサービスでした。長年使ってきたFAX番号を変えずに導入できること、複合機を買い替えずに使い始められること、スモールスタートできることが選定の決め手です。

結果、FAX関連の紙がほぼゼロになり、処理漏れの件数や残業もぐんと減ることに。受発注業務の大幅な効率化を実現することに成功されています。

受発注のFAXを100%ペーパーレス化！業務効率化とリモートワーク対応を同時に実現紙FAXの受発注業務をリモートワークで行えなかったNJT銅管株式会社様。『FNX e-受信FAXサービス』を導入することで、受発注FAXの100%ペーパーレス化を実現されています。リモート環境でも滞りなくFAX受発注業務を行えるようにも。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

アイホン株式会社様の事例

大手インターホンメーカーのアイホン株式会社。受発注業務で受信するFAXの分量は、北関東支店だけでも年間24,000通に上っていました。

いかに受発注業務を効率化するか検討していたところ、ある販売代理店から紹介を受け、FAX電子化ツールとしてFNX e-受信FAXサービスを導入することに。

導入後は処理待ちFAXの件数をほぼゼロにでき、注文への対応もぐんとスピーディになりました。

注文書の処理時間97%削減！スピードアップによるサービス品質の向上につながったFAX電子化発注書などのFAXが年間24,000枚も届き、その仕分けや返信にかかる時間に悩まされていたアイホン株式会社樣。「FNX e-受信FAXサービス」を導入し、FAXの注文書への対応スピードが45分から3分に短縮、約97%削減できたそうです。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

YKアクロス株式会社様の事例

YKアクロス株式会社は、合成樹脂や建材などの原料を扱う商社です。顧客からの注文の9割がFAXという状況のなか、合成樹脂部に届くFAXの枚数は日々80枚ほどにもなります。日ごとに増える紙のFAXは、管理やファイリングにも多大な手間を強いてしまうことに。

そこでFAXの電子化に踏み切ることを決め、FNX e-受信FAXサービスをトライアルし、満足の行く成果が得られたことで導入を決定。

月に40時間もかけて行っていたFAXのファイリングや管理の手間が大幅に減り、複合機の台数減まで視野に入れられるようになりました。電子化でFAX業務を行う場所や時間が不問となり、担当者の在宅勤務への移行もスムーズだったとのことです。

月40時間のファイリング時間がゼロに！予期せぬコロナ禍の在宅勤務も支えたひとつの部門だけで1ヶ月に届く発注書は約1500枚、ファイリングだけで毎月40時間のロスが生じていたYKアクロス株式会社様。『FNX e-受信FAXサービス』の導入で、毎月約40時間が削減でき、さらに予期せぬコロナ禍の在宅勤務もスムーズに。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

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まとめ

バックオフィス業務の重要性から、効率化のメリットやポイントをご紹介しました。バックオフィス業務のなかでも負担が重く、かつ効率化の効果がすぐに現れる業務として、FAX業務が挙げられることも分かりました。

小規模スタートからバックオフィス業務の効率化を始めたいなら、まずはFAXの電子化を考えてみてはいかがでしょうか。

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ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」は、導入しやすく運用開始までがスピーディなFAX電子化サービスです。従来のFAX番号の変更が不要で、複合機も買い替えずに導入が可能。小規模スタートにも対応しやすく、多くの企業様にご利用いただいています。

FAX業務の早期効率化でお悩みがあれば、ぜひネクスウェイまでお気軽にご相談ください。

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株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

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