口頭発注で注意したい点として、親事業者と下請け業者の間の取引に関することがあげられるでしょう。下請代金支払遅延等防止法（下請法）に基づき、親事業者から下請け業者への発注時には書面を交付する義務が発生します。このため、親事業者は下請け業者に発注を行ったら、契約に関する書面を交付しなければ法令違反となってしまいます。この違反には罰則が適用され、50万円以下の罰金となるため注意しましょう。

口頭発注自体には問題がなく契約も成立しますが、口頭での合意後には必ず発注書を交付しなければならないということです。

口頭発注のメリット

口頭発注では、会話のなかで合意があれば迅速に受発注が行えます。メールやFAXなど文書では合意をすぐ確認できませんが、口頭発注であればその場ですぐに相手の了承を確かめられます。

このように、口頭発注ではおもに発注側のメリットが大きくなります。

口頭発注のデメリット

注文と受注確認をその場でスピーディに行える口頭発注ですが、デメリットもあります。口頭で発注が成立してから発注書を交付する必要があり、その交付や確認が遅れると後の処理も遅れてしまいます。発注書の交付忘れで、長期にわたり一向に処理が進まないなどの事態を招くと、大きなトラブルにも発展する可能性があります。

会話の流れのなかで受発注が行われる点にも、トラブルの元になる要因があります。その場で取った注文に関するメモ書きの遺失や、受発注内容に関する双方の認識の齟齬が発生するといったミスの可能性がある点です。これらが生じることで失注を招いたり、信頼関係を損なってしまったりする場合もあるため、十分な注意が必要です。

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2 電話発注

電話発注は、その名のとおり電話によって受発注を行う手法です。発注の電話を受けることで受発注が成立するケースもありますが、電話で商談を行っていて双方の合意に至り発注となるケースもあります。その場の会話のなかで発注を受け付ける流れとなるため、口頭発注の場合と同様に後で発注書を発行してから処理を行う必要があります。

電話発注のメリット

電話発注のメリットは、先述した口頭発注のメリットと共通する部分が多くなります。おもに発注側のメリットとして、双方の合意が成立した時点ですぐに発注を行える点があります。もちろん受注する側のメリットもあり、従来長く口頭や電話による発注を行ってきた業者になじみ深い方法で対応することで、より強固な信頼関係を築ける可能性があります。顧客の定着や満足度の向上につなげたいとき、有用な手段となる場合もあるでしょう。

電話発注のデメリット

電話発注のデメリットには、聞き間違いや言った言わないの問題が大きいです。

近年の電話は以前より聞き取りやすくなっているとはいえ、携帯電話などの場合、通信状況の変化によって音声を正確に聞き取れないこともあり得ます。また、聞き取りが不明瞭だった箇所について、対面で会話するときよりも聞き返しにくくなる状況も想定できます。

電話特有の聞き間違いによるミスが起こると、品目や価格などの重要事項を誤認する事態にもつながり、トラブルになる可能性があります。また担当者に代わって他の人が受注を担当する場合、専門用語や言い回しを理解しておらず、聞き取りや対応に時間を要する可能性もあります。その他、伝言ミスや伝言遅れにともなうトラブルなども考えられるでしょう。

電話発注の問題点には、基本的に自社の稼働時間中のみの対応となってしまうこともあげられます。時間外の注文や問合せなどに迅速な回答ができないことのほか、在庫のない商品の注文を受けた場合に訂正連絡を要するなどの負担が生じるかもしれません。

発注側は手間が増え、受注側は対応待ちを強いられてしまうため、双方にとってのデメリットにもなり得ます。

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3 メール・チャット発注

Eメールやメッセージアプリ、ビジネスチャットツールなどで注文を受け付ける手法です。メッセージの本文に注文内容を記載する方法もあれば、発注書や発注内容を添付ファイルの形式で送信する方法も選べます。

メール・チャット発注のメリット

注文の事実が文書の形で証拠として残る点は、大きなメリットです。また文字で書かれた内容は電話などと比較し読み聞きの間違いが少なく、読み返して確認することも可能です。

送受信に関する日時などの情報や、添付ファイルも残せるため事実の誤認を防げます。メールやチャットでの連絡に双方が慣れていれば、受付や処理もスムーズに行えるでしょう。また同じ商品を同じ内容で発注したい場合は、前回の発注内容でコピーを作成すればスピーディに再発注を行えます。

メール・チャット発注のデメリット

メールやチャットで発注するデメリットは、大量に届くメールやメッセージからの見落としが発生しやすい点です。また繁忙時などは、後でくわしく確認するつもりで対応を失念してしまう可能性もあるでしょう。

また発注がデジタル化されても、注文内容を自社のシステムなどに受注登録するアナログ業務は省略できません。

このほか、相手先が返信を行わなければ発注元が受注を確認できないという点もデメリットになり得ます。宛先を誤って送信してしまう可能性もあり、情報漏えいなど大きなトラブルを招くリスクも存在します。また通信障害などによってインターネット接続が行えないと、受発注業務自体ができなくなる点も問題点といえるでしょう。

4 FAX発注

FAXを利用し、手書きなどの書面で注文を行う方法です。フォーマットに記載された正規の注文書の形でFAXを送る方法もあれば、メモ書きのような簡易な内容で手書きの仮注文書が記載されていったん送られ、後から正式な注文書を受け取るケースもあります。

FAX発注のメリット

口頭発注や電話発注と異なり、注文内容を記載した文書が手元に残る点は大きなメリットです。証拠として残せることに加えて、受注する際も文書を基に入力を行えるため、聞き間違い等によるミスの発生を防げるでしょう。

また、パソコンなどのデジタルツールを使い慣れていない人でも、FAX注文はアナログ作業だけで行えるため担当者のITリテラシーに依らず利用できる点もメリットと言えます。

FAX発注のデメリット

FAXは、送受信を行う機器によって印字が不明瞭になる可能性があります。せっかく書いた注文内容も文字や数字が読み取れなければ、再送や他の手段での再連絡となる場合があるでしょう。受注側で読み間違いが発生し、そのまま注文を受けてしまうと注文品と異なるものや誤った数量を納品してしまう可能性もあります。

また、FAXは用紙切れやトナー切れを起こすと、受信しても印刷ができなくなります。それに気づかないままでいると、FAXを印刷するまで注文を確認できないという事態になり得ます。また紙での受信は、用紙の紛失や破れ・汚損などを招く可能性もあるでしょう。

発注を行う側においても、相手先の受付状況を確認しにくいというデメリットがあります。送信の際に番号を誤って無関係な相手に送信してしまうと、情報漏えいのリスクが発生する場合もあるでしょう。また、FAX注文に返信する場合は都度紙に起こした文書で行わなければならないため、その業務負担が生じます。

FAX受注業務は改善できる！アナログなFAX業務を改善するためにすべきこととは FAXは現代もBtoBビジネスで広く利用されています。なかには、「FAXが事務所に届くから出社せざるをえない」とFAXがテレワーク導入の足かせになっている企業もあるでしょう。この記事では、FAX受注業務をデジタル化し、業務効率を改善する方法について解説します。 FAX業務を効率化したいと考えているのであれば、ぜひ参考にしてみてください。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

受発注トラブルをなくすための方法

ビジネスで用いられている受発注の手法には、それぞれにメリットがあればデメリットもあります。デメリットを回避し、トラブル発生のリスクを極力抑えながら受発注業務を行う方法はないかと考えている企業は多いでしょう。

ここでは、受発注におけるトラブルをなくすための、さまざまな方法をご紹介します。

EDI・BtoB EC

ビジネスで多く用いられる取引システムの1つに「EDI」や「BtoB EC」があります。受発注業務を行っているなら、これらの言葉を聞いたことがある方も多いでしょう。いずれも、企業間取引での手間やコストを省き、業務効率化に役立つシステムです。

・EDIとは

EDIは「Electronic Data Interchange」を略した名称です。日本語に直すと「電子データ交換」となり、仕入・発注・請求・支払といった手続きや帳票類を電子データの形で送受信できるシステムです。

従来、書面のやり取りには郵送やFAXなどを利用していましたが、EDIではそれらを専用回線もしくはインターネット経由で行います。送受信したデータの処理はシステム上で自動化できるため、アナログ業務における負担をぐんと減らすことが可能です。

EDIは、大量の受発注データを常時やり取りしている企業に適しています。このため、EDIは大企業で利用されているケースが多く、大企業間の取引に欠かせないシステムといってよいでしょう。

その反面EDIには、取引のある各社間で一括導入を図らなければならないため、導入のハードルが高いという特徴もあります。業務改善のために自社の一存で独自に導入できるものではなく、導入に際しての手間やコストも大きくなってしまうでしょう。

3分でわかる！EDIとは？仕組みや種類、メリット・デメリットを解説 EDIとは「企業間の電子データ交換」のことで、商取引に関わる発注書・納品書などのビジネス情報・文書を電子化してやり取りするシステムです。インターネット回線などを利用するため、スピーディで効率のよい取引が実現します。Web-EDIと従来のEDIとの違いやメリット・デメリットを解説します。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

・BtoB ECとは

BtoB ECの「BtoB」は「Business to Business」を略した呼び名で「企業間取引」を指します。「EC」は「電子商取引」という意味で「Electronic Commerce（エレクトリック・コマース）」を略したものです。インターネット経由で、商品やサービスを売買することを指します。これらの意味合いから、BtoB ECとは、企業間での取引をインターネット経由で行うことそのものや、それを行うための業務システムのことであると考えるとよいでしょう。

ちなみに、ECを「Eコマース」と呼ぶこともあります。Eコマースという言葉からは、おもに個人向け通信販売やオンラインストアの印象を強く受けるかもしれません。しかし、インターネット経由の企業間取引もECと呼ばれています。なお、この特徴からBtoB ECは「Web受発注システム」と呼ばれる場合もあります。

BtoB ECは、基本的に専用のシステムを介して各社間での取引を行います。このため取引する相手先にも、従来運用してきたFAXやメールなどの受発注手段を、専用サイト経由に変えて運用してもらう必要が生じてしまいます。ゆえに各社の足並みがそろわなければ、運用を開始できないというデメリットもあります。

自社システムとしてBtoB ECを立ち上げるには大きな手間とコストがかかりますし、取引先各社に対する依頼や確認などのフォローも大きな負担となる可能性があるでしょう。

OCR・RPA

OCRとRPAは、いずれもビジネスの現場においてバックオフィス業務（いわゆる間接業務）を効率化するために用いられるツールです。

・OCRとは

OCRとは「Optical Character Reader」を略した名称で、日本語に直すと「光学文字認識機能」となります。紙の文書を画像データ化し、そこに書かれたテキスト（文字）の箇所を認識して文書データへと変換する仕組みを指しています。

くわしくは、まず紙の文書をスキャナーで読み込んで画像データの形にします。そこに書かれた文字情報を認識し、デジタルデータに変換するという手順を踏みます。

紙の文書に書いた内容をデジタルデータにするには、本来いったん人の目で読み取って文字入力を行わなければなりません（データ入力）。OCRはその作業を代行するツールで、人の手作業の負担を大きく減らすことで業務効率化に貢献してくれます。

一方で、OCRは識字率（文字を認識する比率）を100%にすることは難しく、人による目検チェックや読めなかった文字の手入力の作業は残ります。また、サービスにもよりますが、OCRは月額数万～数十万のコストがかかると言われています。そのため、費用対効果が出るかの事前検証が重要になります。

・RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の頭文字を取って略した呼び名です。コンピューター上で行われるさまざまな作業を、人の手に頼ることなく自動化してくれるソフトウェアロボット技術を指しています。

RPAの導入によって、人の手に依存していた単純作業や定型的な業務の多くを自動化することができ、生産性の向上につなげることが可能です。

RPAで自動化できる作業はマウス操作やキーボード入力にまで至り、人による作業負担の削減のみならず、人為ミスの防止にも役立てられます。

ただし、RPAは定型業務を自動化する技術のため、イレギュラーが多い業務やフローが頻繁に変更になる業務の場合、RPAに業務を記憶させることに時間がかかってしまい費用対効果を発揮することが難しくなる可能性もあります。また、サービスにもよりますが、RPAは月額50万～数百万のコストがかかると言われています。

FAX電子化サービス

FAX電子化サービスとは文字通り、従来は複合機とFAX用紙を使ってやり取りしていたFAXを電子化（デジタル化）できるサービスです。FAXを電子化するということは、日常的に送受信しているFAX文書を電子データとしてパソコンで取り扱えるようにすることです。受信内容の確認から、データ化したFAX文書の保存・編集・返信までを、パソコンとインターネット回線さえあれば日時問わずどこにいても行えます。

FAXでのやり取りが受発注業務に欠かせない状況であれば、FAX電子化サービスを導入することから始めるのも、受発注トラブルの防止に効果的でしょう。

【株式会社宝建材様】FAX受発注業務のブラックボックス化を解消。業務継続体制の強化にも直結約2,000枚／日の受信FAXを手作業で処理し、作業がブラックボックス化していた株式会社宝建材様。「FNX e-受信FAXサービス」を導入し、受発注業務全体がオープンになり、作業の平準化が進んだだけでなく、コア業務に集中できるようになり、顧客満足度の向上にも繋げています。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

FAXの電子化に際し、取引先に負担をかけるのではないかと不安に感じるかもしれません。しかし、自社でFAX電子化サービスを導入しても、取引先側では従来どおりFAXを使い続けることが可能です。

取引先へ何らかの変更を依頼する必要もなく、自社単位でFAX業務を電子化することができます。これらのことから、FAX電子化サービスはトラブル対策だけでなく、FAX業務の効率化にもつなげられる有用な手段といえるでしょう。

ただしFAX電子化サービスとひとくちにいっても、多種多様なサービスが提供されています。そのため、サービスの選定は慎重に行うことをおすすめします。いずれのサービスも、導入コストはそれほど大きくならないものが中心のため、新規導入は比較的容易でしょう。

なかでもおすすめなのは、クラウド型FAX電子化サービスです。自社システムや自社サーバなどを所有する必要がないため、運用してみて効果がなかった場合も見直しやすいというメリットもあります。

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FAX受発注業務のトラブル低減の第一歩にはFAX電子化サービスがおすすめ

受発注トラブルの回避策として、EDRやBtoB EC、OCRやRPA、そしてFAX電子化サービスをご紹介しました。まずは受発注業務単位でトラブルを減らし、業務の効率化を図りたいとお考えであれば、おすすめの対策はFAX電子化サービスの導入ではないでしょうか。

ここでは、FAX電子化サービスがFAXによる受発注業務においてどのようなメリットを持つかをご紹介します。

自動FAX受信サービス導入による業務改善の事例をご紹介自動FAX受信サービスに興味を持っていても、どのような問題がどのように解決されるのか、具体的にイメージできないという企業担当者様が多いかもしれません。こちらでは、酒卸業者である株式会社オーリック（以下、オーリック）のケースを例に、自動FAX受信サービス導入による業務改善イメージをご紹介します。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

取引先は引き続きFAXでの取引が可能

FAX電子化サービスは、自社単位でFAX業務を電子化できるツールです。取引先各社にも同様のシステムやツールを設ける必要が生じないため、取引先へ自社FAXの電子化について伝える必要も特にありません。

取引先が従来どおり紙のFAXを使い続けていても、自社ではFAXを電子データとして送受信し、管理することが可能です。

送受信の履歴が残る

FAX電子化サービスを利用することで、送受信履歴の管理が容易になります。紙のFAXは、相手先側の事情（用紙切れやトナー切れ、通信障害など）で送信しても正常に受信されていない場合があり、その受信トラブルが送信者側では把握できません。このため、FAXを送った後は相手先に受信確認を取る必要がありました。

FAX電子化サービスでFAXを送受信すると、Eメールなどと同様に送受信履歴をツール内に残すことができます。このため、FAX送信後も受信確認連絡などは基本的に不要となるでしょう。

業務効率化になる

FAX電子化サービスの導入は、FAX業務全般の大幅な効率化にもつながります。FAX用紙やトナーといった資材の削減につながるだけではなく、さまざまな作業時間短縮や手間の削減に有効です。

たとえば、従来FAX業務の担当者はオフィスに出勤しなければ受信確認や返信などを行えませんでした。FAXを電子化することで、パソコンをインターネットに接続できる場所ならどこであってもFAX業務を行えます。これで、FAX担当者は従事がむずかしいといわれていたテレワークにも、柔軟な対応が可能となります。外出の多い営業担当者も、FAX送受信のために都度帰社する必要がなくなり、自身の業務に集中することができるでしょう。

FAXが原因でテレワークができないと思ってはいませんか？テレワーク（リモートワーク）を導入したくても「FAXがあるからテレワークができない」「FAXを確認するために出社する必要がある」など、FAX環境の整備の問題でテレワーク導入が難しいということはないでしょうか？この記事では、テレワークの概要、またFAXがあってもテレワークをする方法についてご紹介いたします。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

またFAXで送る文書の作成もパソコン上で行えるため、テンプレートなどを活用すれば正式な発注書をFAX文書としてそのまま送ることができます。

FAX電子化サービスの種類によっては、FAXの送受信と保存以外にもさまざまな機能を備えたものがあります。ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」も、便利な機能を豊富に備えたFAX電子化サービスの1つです。

FNX e-受信FAXサービスはクラウド型FAXサービスで、送受信したFAXデータはすべてクラウドに自動保存されます。指定のフォルダへ振り分けできる機能も備えているため、FAXデータを後から確認したいときも簡単に探すことができます。検索機能を活用すれば見たいFAXをすぐ見つけられるため、紙のFAXのように1枚の文書を探すため手間取ることもなくなるでしょう。

また、紙のFAXは保管場所やそのセキュリティ管理にも大きな手間とコストがかかります。FAXをデータ化することで、すべてクラウド上で管理を行えるためそれらの負担も一気に効率化することが可能です。

FNX e-受信FAXサービスは、従来使ってきた馴染みのFAX番号を変えずに導入できる点や、複合機を対応機種に買い替える必要もないなど多くのメリットを備えたサービスです。受発注業務のトラブルを少なくし、よりFAX業務を効率化したいとお考えであれば、ぜひネクスウェイまでお気軽にお問い合わせください。

まとめ

今回は、受発注業務で起こりがちなトラブルやその回避策、FAXでの受発注業務をより効率化する方法についてご紹介しました。

口頭発注にはメリットも多くあるものの、連絡の行き違いなどを招くと大きなトラブルに発展してしまう可能性もあります。ミスやトラブルを防ぐためには、受発注業務の電子化も有効策となり得ます。

受発注業務を正確に行うため全面的な電子化を図るとなると、取引先に対するフォローや協力依頼などを要することで二の足を踏んでいた企業様も多いと思います。そのような場合は、まずFAXの電子化から限定的な範囲で始めてみてはいかがでしょうか。

＊＊＊

今回ご紹介したFNX e-受信FAXサービスは、導入から利用開始までの流れもとてもスムーズです。これまで使ってきた従来の複合機に専用アダプタを取り付けるだけで利用環境が整うため、複合機の入れ替え作業や大がかりな設置工事なども必要ありません。高価な機器への買い替えを必要としないため、新規導入にかかるコストも抑えることが期待できます。

FAXの送受信やデータの保存・管理も、すべてPCとインターネット回線があれば行えます。口頭発注や電話発注、FAXの誤記や誤読などで発生していたトラブルも、電子化することで少なく抑えられるかもしれません。

FAXでの受発注業務改善を検討中の方は、ぜひネクスウェイまでご相談ください。詳細なヒアリングを行い、御社に最適なFAX電子化の方法とサービスを提案させていただきます。

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株式会社ネクスウェイ／BtoB帳票支援

FAXの送受信や帳票発行業務をはじめとする企業間商取引支援ソリューションで、企業の課題解決をサポートしています。製造、卸売、金融、物流など、あらゆる業界で発生する企業間商取引のデジタル化や自動化など価値あるコンテンツをお届けしていきます。

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