メール転送以外もある!FAXをパソコンで見る方法とメリット・デメリットを紹介

メール転送以外もある!FAXをパソコンで見る方法とメリット・デメリットを紹介

FAXの内容をパソコンでチェックしたいと考えたことはないでしょうか。ここでは、毎日大量のFAX受信を行っている企業の総務部門や情報システム部門のご担当者様に向けて、パソコンでFAXを確認する方法を解説します。

パソコンならではのメリット・デメリットもあわせて紹介するので、業務効率化に役立ててください。

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目次[非表示]

  1. 1.FAXをパソコンやスマホから確認するには?
    1. 1.1.- FAXのペーパーレス化がおすすめな人とは?
    2. 1.2.- FAXをペーパーレス化するメリット
    3. 1.3.- FAXをペーパーレス化するデメリット
  2. 2.FAXの内容をパソコンで見る4つの方法
    1. 2.1.- FAXソフト
    2. 2.2.- FAXからメール転送
    3. 2.3.- FAXサーバー
    4. 2.4.- インターネットFAX・クラウド型FAXサービス
  3. 3.FAXの内容をパソコンで見るための手順
    1. 3.1.- FAXソフト
    2. 3.2.- FAXからメール転送
    3. 3.3.- FAXサーバー
    4. 3.4.- インターネットFAX・クラウド型FAXサービス
  4. 4.FAXをペーパーレス化した事例
    1. 4.1.- 酒類卸|株式会社オーリック
    2. 4.2.- メーカー|アイホン株式会社
    3. 4.3.- 商社|YKアクロス株式会社


FAXをパソコンやスマホから確認するには?

FAXをペーパーレス化すると、パソコンやスマホからFAXの内容を確認できるようになります。また、データを送信する方法は、インターネット回線を使う方法、電話(FAX)回線を使う方法などがあります。




- FAXのペーパーレス化がおすすめな人とは?

業務で大量のFAXを取り扱う人ほど、ペーパーレス化の効果を実感しやすいです。また、FAXを使った受発注業務を効率化したい人にもFAXのペーパーレス化がおすすめです。




- FAXをペーパーレス化するメリット

FAXをペーパーレス化すると、書類整理の手間が省けます。また、紙そのものを保管するよりも紛失リスクが低減され、セキュリティが向上するでしょう。紙やインクを使わないためそれらの経費の削減も可能です。

また、パソコンやスマホからデータを見られるため、都度、FAX機まで用紙を取りに行かずにすみます。特に、外出先や在宅勤務でもデータを確認できる点が大きなメリットです。働き改革を受け、業務効率化と柔軟な働き方が求められています。FAXのペーパーレス化を行い、働きやすい環境を整えましょう。




- FAXをペーパーレス化するデメリット

データを受信する方法によっては、パソコンを24時間稼働しておかなければいけない場合があります。また、新しくFAXサーバーや周辺機器を導入するのであれば、初期費用がかさみます。


企業によっては、受発注業務の見直しが発生する場合もあるでしょう。たとえば、稟議や社内決裁を回すためにFAX用紙を使っていた職場の場合、FAX用紙を使わない方法を考える必要があります。後述する、クラウド型FAXサービスやFAXソフトを使ってデータを送信・転送する、共通フォルダにデータを保管するなど検討しましょう。




FAXの内容をパソコンで見る4つの方法

FAXの内容をパソコンやスマホで確認するには、4つの方法があります。それぞれの方法について、メリット・デメリットを含め詳細に解説します。




- FAXソフト

FAXソフトを使うと、パソコンそのものがFAX機のようにデータを受信します。FAXソフトを使うメリット・デメリットについて解説します。



FAXソフトを使うメリット

パソコンがFAXを受信するため、場所をとりがちなFAX複合機を購入せずにすみ、スペースも費用も節約できます。また、FAXソフトは市販もされていますが、OSの標準機能に含まれている場合があります。ソフトを購入する前に、手持ちのパソコンを確認してみましょう。



FAXソフトを使うデメリット

FAXを受信するには、FAXソフトの入ったパソコンを常時起動しておかなければなりません。また、FAX機を購入しないですむ代わりに、電話回線とFAXモデムが必要です。なお、FAXモデムとは、受信したFAXデータをパソコンで読み取れるよう変換し、発信するデータを相手側のFAX機で読み取れるように変換させる装置です。




- FAXからメール転送

FAX機にメール機能が備わっていれば、データを転送できます。FAX機からメール転送するメリット、デメリットについて解説します。



FAXからメール転送するメリット

使用しているFAX機の機種によっては、設定を変更するだけでメール転送できる場合があります。ただし、メール転送機能がある機種はそれほど多くないため、機能があるかどうか確認してみましょう。



FAXからメール転送するデメリット

メール転送機能が備わった専用FAX機でないと、データを送信できません。また、機種によっては転送したデータがFAX機に残らない場合があります。さらに、パソコンに送信したデータを手動で分類し、管理する手間が発生するため大変です。万が一パソコンが故障した場合、データが失われる可能性もあります。




- FAXサーバー

FAXサーバーを導入するという手段もあります。メリット・デメリットについて解説します。



FAXサーバーを使うメリット

FAXサーバーがFAXを受信するため、常時パソコンを起動させておく必要がありません。また、アドレス帳機能、メール転送機能など多機能な部分もFAXサーバーのメリットです。さらに、受信したデータはスマホでも見られます。個人のモバイル端末でデータを確認できると、場所にとらわれずに働けます。



FAXサーバーを使うデメリット

FAXサーバーを準備するには、数万円程の費用がかかります。また、電話線がないと使えません。FAXサーバーは、電話回線で相手側のFAX機とデータをやり取りし、インターネット回線でパソコンやスマホ端末にデータを送信するためです。なお、電話線を引くにも費用がかかります。




- インターネットFAX・クラウド型FAXサービス

インターネットFAX・クラウド型FAXサービスは、サービス提供事業者が管理するクラウド上に受信データを保管する方法です。メリット・デメリットについて解説します。



インターネットFAX・クラウド型FAXを使うメリット

クラウド上にFAX受信データを保管するため、社内外問わずあらゆる場所からデータを確認できます。また、万が一クラウドサーバーにトラブルが起きたときには、サービス提供事業者が対応するため、自社では本来のコア業務に時間を割くことができます。


サービス提供事業者により使える機能は異なります。たとえば、自動仕分け機能があれば書類を仕分ける手間が省けます。また、受信データにテキストや図を挿入できる機能を使うと、印刷しなくてもデータに直接書きこめます。フォルダやステータス管理する機能があれば、部署や役割ごとに担当や進捗を管理できます。業務内容にあわせて事業者を選びましょう。


参考記事: インターネットFAX・クラウド型FAXサービスとは?一般的なFAXとの違いや利用方法、導入のメリットなど解説



インターネットFAX・クラウド型FAXサービスを使うデメリット

サービスを提供する事業者によっては、今のFAX番号を継続できず、別途契約が必要な場合があります。番号を変更すると、すべての取引先に新しい番号を通知しなければなりません。FAX番号を変えずに使える提供事業者もあるため、よく調べてから導入しましょう。




FAXの内容をパソコンで見るための手順

FAXをパソコンやスマホでチェックする4つの方法について、必要なものと設定方法を紹介します。




- FAXソフト

必要なものはFAXソフトが入ったパソコン、モデム、電話回線、インターネット回線です。ソフトがない場合は市販のソフトを購入し、インストールしましょう。ちなみに、Windows10には、「Windows FAXとスキャン」というソフトが標準搭載されています。


最後に、モデムを電話回線に接続し、FAXを受信しましょう。なお、パソコンの機種によっては、モデムが搭載済みの場合があります。あらかじめ確認しておいてください。




- FAXからメール転送

必要なものはメール転送機能がついたFAX機、パソコン、電話回線、インターネット回線です。まず大事なのは、FAX機にメール転送機能が付いているかどうかです。転送機能がなければ、新しくFAX機を購入しなければいけません。転送機能があるFAX機であれば、受信したいパソコンにドライバーをインストールしましょう。




- FAXサーバー

必要なものはFAXサーバー、パソコン、電話回線、インターネット回線です。サーバーの規模が大きい場合は、サーバーのシステム開発から始めます。本社などに専用のサーバールームを用意し、監視体制も整えましょう。開発から利用にいたるまで時間がかかる可能性が高いです。サーバーシステムが完成したら、運用を始めましょう。




- インターネットFAX・クラウド型FAXサービス

インターネットFAX・クラウド型FAXサービスを契約しましょう。提供事業者により、導入手順は異なります。ちなみに、 ネクスウェイのFNX e-受信FAXサービスの場合は、専用の貸与アダプタをFAX回線に設置するのみで、今利用しているFAXサービス番号を変えることなく、速やかにサービスを始められます。


なお、サービスによっては、電話回線が不要なものもあります。ただし、その場合は電話番号が変わってしまうため注意しましょう。




FAXをペーパーレス化した事例

FAXをペーパーレス化すると経費削減や業務効率化につながります。インターネットFAX・クラウド型FAXサービスの導入により、ペーパーレス化した事例を紹介します。




- 酒類卸|株式会社オーリック

株式会社オーリックは、酒卸売業者です。1日約100件の受注FAXが届き、FAX機まで紙を取りに行く手間がかかるばかりか、内容の確認や管理にも手間がかかっていました。しかし、FAX電子化サービスを導入してからは、3カ月で約25,000枚ものペーパーレスに成功しました。また、自動仕分けやPC画面上での処理により1日あたり約20分もの時間短縮になり、受発注業務の効率化に成功しています。


>>>株式会社オーリックの事例はこちらから(無料)




- メーカー|アイホン株式会社

アイホン株式会社はインターホンの製造・販売を行っている企業です。年間約24,000枚ものFAX用紙を取り扱い、届いたFAXの仕分けや返信に多大な時間を取られていました。FAX電子化サービスを導入したことにより、以前は顧客からの問い合わせに30分から1時間程度かかっていたものが、数分程度に短縮されました。また、場所を選ばず受信データを確認できるため、在宅ワークの推進にも貢献しています。


>>>アイホン株式会社の事例はこちらから(無料)




- 商社|YKアクロス株式会社

YKアクロス株式会社は、合成樹脂などを取り扱う商社です。会社の一部門だけでも1カ月に届くFAXは約1,500枚で、ファイリングにおよそ40時間もかけていました。FAX電子化サービスを導入してからは電子データで管理するため、ペーパーレス化と保管場所の削減に成功しています。また、検索機能を使い、顧客からの問い合わせにスピーディーに対応できるようになりました。


>>>YKアクロス株式会社の事例はこちらから(無料)




5. まとめ

FAXをペーパーレス化すると業務効率化や経費削減、セキュリティ向上に効果的です。業務にあった方法を選び、ペーパーレス化を検討しましょう。


在宅勤務でもFAX処理を実施|FAX業務のテレワーク化の事例>>>

注文書対応時間を97%削減|FAX受発注業務の効率化事例>>>

3ヶ月で25,000枚の紙を削減|ペーパーレスの事例>>>



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