DX推進はペーパーレス化から！推進ポイントやメリット・デメリットを紹介

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

ビジネスへの必要性が盛んに指摘され、国を挙げて推進が図られているDX（デジタルトランスフォーメーション）。DXとは、デジタル化を通じ業務効率化や生産性アップといった新しい価値を創り出すための取り組みを指すものです。

そんななか、自社でのDXの推進にあたり何から始めるべきかお悩みの方も多いと思います。そこでこの記事では、「ペーパーレス化」から始めるDX推進についてご紹介します。

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DXの推進にペーパーレス化が有効な理由

ペーパーレス化という言葉とその意味は、多くの方がすでにご存じかと思います。紙の書類を減らし、各種ビジネス文書を電子化（デジタル化／データ化）していく取り組みです。

このペーパーレス化が、どのような形でDX推進に効果を発揮するのでしょうか。ここでは、ペーパーレス化のDX推進への有効性をご紹介します。

①電子データ化することで業務を効率化できる

大量の文書もデータ化することで、保管したり探したりする手間をぐんと少なくできます。紙文書の場合、大量に保管された書類のなかから閲覧・使用したい特定の書類だけを探して見つけることは簡単ではありません。また、紙の書類は増えれば増えるほど保管の手間やスペースを増やし、コストを圧迫します。

それらの書類をデータ化することで、保管スペースや管理コストの省略が可能です。またデータなら検索機能を活用することで、デスクに居ながらすぐ目的の書類を見つけられます。遠隔地の事業所や取引先と書類を共有する際も、プリントや郵送が不要ですぐに送信できます。

さまざまな手間やコストを減らし、身近なところから業務効率化の実現が図れるでしょう。

②属人化やブラックボックス化が解消できる

紙の書類では多くの人へ一斉に最新情報を共有することがむずかしく、情報そのものが属人化しがちになります。たとえば、特定の書類を持っている営業担当者と持っていない担当者では、保有する情報の量と新しさに差が生じてしまうといった弊害が危惧されます。

書類をペーパーレス化することにより、上記のような情報の属人化を防ぐことができます。すべての関係者が同じ最新の情報を共有でき、特定の従業員が情報を占有してしまうことの回避が可能です。

③データ化によりビッグデータの活用ができる

紙の書類上の膨大な情報をまとめ、分析して営業活動やマーケティングなどに活用することは至難の業で、多くの人の手と作業時間を要してしまいます。

しかしペーパーレス化によって大量の情報をすべてデータにすれば、すぐにビッグデータとしてAI解析などに活用できます。情報が古くならないうちに即時利用でき、スピードが求められる営業活動やマーケティングにも役立つでしょう。

DXによるペーパーレス化のメリット

DX推進にあたってペーパーレス化を実施することで、日々の業務にもさまざまなメリットがあります。ここでは、DX推進のためにペーパーレス化を図るメリットをご紹介します。

検索が容易になる

先にも述べましたが、効率的にファイリングがされていても探す作業が大変な紙の書類と異なり、ペーパーレス化でデータにすれば検索機能ですぐに必要な文書を抽出できます。書類探しにかかっていた時間を大幅に短縮できるため、日々の業務における無駄をぐんと減らすことが可能です。

電子契約やオンライン手続きが行える

国策としてDXが推進されていることにともない、法令改正によってさまざまな契約や諸手続きをデジタル環境で行える仕組みが整ってきています。従来は、さまざまな過程を経ることが必要で期間を要していた手続きも、デジタル化によってさらにスピーディで簡素に執り行えます。

多様な働き方に対応できる

ペーパーレス化することで、特定のオフィスに居ないときでも書類の確認や作成・編集が行えます。昨今の情勢にともなってテレワークを取り入れた企業も少なくありませんが、書類がペーパーレス化されていればいつどこに居ても支障なく業務を行えます。

突然の災害や感染症拡大などでオフィスへの出勤が困難になっても、自宅や遠隔地で業務を進められる他、働き方改革にともなう多様な働き方への対応も容易になるでしょう。

DXによるペーパーレス化のデメリット

数々の利点があるペーパーレス化ですが、従来の環境を大幅に変えることとなるため、進めていく際には注意すべき点もあります。ここでは、DX推進におけるペーパーレス化のデメリットをご紹介します。

業務資料をすべてデータ化できるわけではない

ペーパーレス化が各業界で活発に進められていますが、書類によっては法令や取引先とのかかわり上の問題で電子化が不可とされているものもあるため注意が必要です。たとえば、不動産関連の書類の一部は紙の書類とすることが義務付けられています。

また、社外との取引に関する書類を自社の一存だけでペーパーレス化することは困難です。必ず相手先に承諾を得てからデータ化しなければなりませんので、相手先の意向によっては紙での運用を継続しなければならない場合もあるでしょう。

ネットワーク障害やシステムトラブルで閲覧や共有ができなくなる

電子化した書類の保存状況や運用環境によっては、システムやネットワークに障害などが発生すると、閲覧や共有を行えなくなる可能性があります。このような不測の事態を防止するには、データのバックアップによる分散保存や社内の情報セキュリティ強化といった対策を行っておかなければなりません。

従業員によっては利点を享受できない可能性がある

すべての従業員がデジタル環境に慣れているとは限らないため、場合によってはペーパーレス化がメリットとならないことも想定できます。ペーパーレス化に際しては、全社的に周知活動を図ったり研修を実施したりして、デジタル環境への対応を促す必要があるでしょう。

情報セキュリティに関するリテラシーを養うなどの社員教育も、並行して行いましょう。

DXによりペーパーレス化を推進する上でのポイント

DX推進に際しペーパーレス化を図る場合、どのような手順を踏みどのようなポイントを抑えながら進める必要があるのでしょうか。ここでは、DXにともなってペーパーレス化する際のポイントを、手順を追いながらご紹介します。

①現状の課題を整理する

「単に推奨されているから」「他社も取り組んでいるから」という漠然とした理由だけでDXやペーパーレス化を進めても、思ったようにメリットを得られない可能性があります。

DX推進に着手する前段階で、必ず「なぜ自社のDXに際してペーパーレス化が必要か」「自社のどんな課題解決にペーパーレス化が有用か」を意識しましょう。

そのために、まずは自社の課題を明確にすることから始めると良いでしょう。具体的には、以下の業務について自社がどのような課題を抱えているか洗い出し、ペーパーレス化によるそれらの解決策を打ち出します。

• 帳票・文書作成
• 取引先との契約文書のやり取り
• 取引先との受発注業務
• 取引先との請求書業務
• 文書の保管　など
  

②解決するITツール・システムを選定する

ペーパーレス化に役立つ各種システムやツールは、実に数多くあります。単に紙の書類を取り込んでデータにするツールもあれば、電子契約に特化したサービスもあるでしょう。電子化したデータを保存し、適切にファイリングできるクラウドストレージなども有用です。

しかし「有名なツールだから」「ベンダーに勧められたから」となんとなく選んでしまっても、自社の業務にフィットするかどうかは分かりません。

社内の状況やデジタル化の進度によって、適したツールやシステムは異なるでしょう。自社のペーパーレス化の進め方やその想定スピード、あるいは運用担当者の知識やスキルなど、さまざまな要素を考慮の上検討し、適したツールやシステムを選定しなければなりません。

③ペーパーレス化の目的・重要性を共有する

ペーパーレス化を進め、紙の書類を減らす取り組みの実施理由については、推進担当者や経営陣だけではなく全従業員が把握しておくことが必要です。各従業員のペーパーレス化に対する理解が得られていなければ、成功につながらないことも考えられるでしょう。

ペーパーレス化の実施を決定したタイミングで、その目的や重要性、得られるメリットや利便性について全社へ共有を行います。足並みがそろうことで自社のペーパーレス化や、ひいてはDXのスムーズな実現にもつながるでしょう。

④段階的にペーパーレス化を進める

ペーパーレス化がこれからの業務に重要とはいっても、いきなり社内の膨大な量の文書を一気に電子化することは現実的ではありません。ペーパーレス化を一気に進めすぎると業務負担が大きくなりすぎたり、紙で残したほうが良い書類の見極めがおろそかになったりします。

ペーパーレス化を進める際には、適した部署やチームから順次着手したり、プロジェクト単位で進めたりするなど、段階的に取り組んでいくほうが確実でしょう。

ペーパーレス化が向いている業務や部署から始め、無理なくじっくり浸透を図ることが得策です。ペーパーレス化に対する各従業員の理解も深めやすく、メリットを得やすくなることでより自社にペーパーレスを定着させやすくなるでしょう。

まとめ

国内でも多くの企業がペーパーレス化に取り組んでおり、近年はテレワークの導入が増えたことでよりペーパーレス化の推進が加速しています。

ペーパーレス化のメリットは数多くあり、代表的なものはコストの低減や業務効率化といった効果が挙げられるでしょう。また最近は働き方改革やコロナ禍の影響で多様なワークスタイルが提案され、場所や時間を問わない業務進捗に役立つペーパーレス化がさらに注目されています。

オフィスで抱えている課題の解決策として有用なペーパーレス化の一環として、FAX業務の電子化があります。とはいっても、電子FAXなら多くの方がすでにご存じでしょう。しかし「相手先にも事情があって紙のFAXしか使えない」「FAXの電子化には番号を変える必要があり現状では困難」という企業様も少なくないのではないでしょうか。

ネクスウェイでは、取引先側の環境を問わずにFAXを電子化できるサービスをご提供しています。弊社の「FNX e-受信FAXサービス」では、相手先が紙のFAXを運用していても電子FAXが導入できたり、今まで通りの番号でFAXのデータ化を図ったりすることも可能です。

ペーパーレス化の第一歩として、まずFAXの電子化から検討してみてはいかがでしょうか。FAXの運用にお悩みをお持ちでしたら、ぜひネクスウェイまでお気軽にご相談ください。

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