ペーパーレス化から始める働き方改革!推進方法と3つのステップを解説


ペーパーレス化から始める働き方改革!推進方法と3つのステップを解説


こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。


2010年代後半から国によって進められている「働き方改革」。働き方の多様化でワークライフバランスの実現をめざすことなどのほか、行き過ぎた超過勤務や休日出勤といった悪習慣の改善も大きな目的です。

従来長くなりがちだった労働時間を短縮するには、さらなる業務効率化が必要と考える企業も多いでしょう。仕事量を減らさずに時間短縮を実現する有効な対策の1つには、ペーパーレスの導入があげられます。


そこでこの記事では、ペーパーレス導入による働き方改革についてご紹介します。ペーパーレス化によるメリットやデメリット、ペーパーレス導入のステップなどをご説明しますので、これからペーパーレス化に取り組みたい方はご参考にしてください。



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目次[非表示]

  1. 1.ペーパーレスのメリット・デメリットとは?
    1. 1.1.ペーパーレスのメリット
    2. 1.2.ペーパーレスのデメリット
  2. 2.規制緩和でペーパーレス化が推進
    1. 2.1.システムペーパーレス化に関わる法律とは?
    2. 2.2.規制緩和によってペーパーレス化はどう変わる?
  3. 3.ペーパーレス化の導入の3ステップ
    1. 3.1.①現状の課題の整理
    2. 3.2.②専門のチームを作って体制を整え、優先順位を決定
    3. 3.3.③ITツール・システムの選定
  4. 4.ペーパーレス化に役立つITツール・システム
    1. 4.1.文書管理システム
    2. 4.2.オンラインストレージ
    3. 4.3.WEB会議システム
    4. 4.4.WEB請求書システム
    5. 4.5.ペーパーレスFAX
  5. 5.ペーパーレス化の成功事例
    1. 5.1.NJT銅管株式会社様の成功事例
    2. 5.2.生駒商事株式会社様の成功事例
  6. 6.まとめ


ペーパーレスのメリット・デメリットとは?

ペーパーレス導入に際しては、そのメリットを知っておくことが大切です。ただしメリットが多い一方で注意したい点もあるため、意識すべきデメリットも押さえておきましょう。


ペーパーレスのメリット

■メリット1:業務効率化

冒頭でも述べましたが、ペーパーレスを取り入れてすぐ効果が期待できることの1つに、業務の効率化があります。

各書類を電子化するだけで紙をたくさん印刷して綴じたり、配布したりする属人的な作業を省けます。書類は電子データの形でメールやグループウェアによって送付・共有でき、雑務の手間を大幅にカットすることが可能です。

また書類を探すときも検索機能ですぐに見つけられ、探す手間や時間も削減できます。


■メリット2:コスト削減

紙の書類をデータに変えることで、印刷用紙やプリンタートナーにかかる費用を減らせます。また、印刷物を保管しておくスペースも減らせるため、膨大な量の紙書類の維持管理にかかるコストの削減も見込めるでしょう。


■メリット3:セキュリティリスクの低減

紙の書類のなかでも機密性の高いものは、不審な持ち出しを避けるため鍵付きのキャビネットや倉庫に保管する必要がありました。それらの書類も、電子データとして保管することでパスワード管理やアクセス権限の設定ができ、より高い機密性を担保できます。


■メリット4:リモートワーク対応

働き方改革の一環や昨今の感染症対策にともない、在宅勤務をはじめとするリモートワーク(テレワーク)を導入している企業が増えています。その際にハードルとなることの1つに、紙の書類によるやりとりやワークフローなどが挙げられます。

そこで、それらの書類を紙から電子データに変えることで、離れた場所にいるメンバーとも容易にやりとりや共有が行えます。


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ペーパーレスのデメリット

■デメリット1:導入時の工数の多さ

ペーパーレス導入時は、それまで紙で運用してきた書類をスキャンして電子化したり、データを取り扱う際の専用ツールなどを新規で取り入れたりする必要があります。

このため、ペーパーレスを新たに導入する際の工数は決して少なく済むものではありません。一定の期間がかかることを見込み、計画的に導入を進める必要があります。


■デメリット2:システム障害のリスク

ペーパーレス導入後は、多くの書類を電子データとして運用していきます。それらのデータの保管場所をクラウドとする場合、インターネットに接続できない状況では閲覧や編集が行えません。

このため、システムやインターネット回線への障害発生を想定し、データのバックアップや分散保存で万一に備えておくことが必要です。

 

■デメリット3:書類によっては見にくくなる

ペーパーレス導入後は、データ化された文書をモニターで閲覧することとなります。人によっては紙と比較して見にくく感じる場合もあり、一時的に業務への集中力に影響が出ることも考えられるでしょう。

また紙の書類に頻繁にメモ書きを加えていた方は、電子化後の加筆方法に慣れるまで多少の時間がかかるかもしれません。


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規制緩和でペーパーレス化が推進

働き方改革推進にともない、業務効率化を目的とした法令の規制緩和が進んでいます。それらのなかにはペーパーレス化と深く関連するものもあるため、それらの法改正についてもくわしく見ていきましょう。


システムペーパーレス化に関わる法律とは?

1.e-文書法

e-文書法とは、各事業者が法令上保管を義務付けられている文書を紙ではなく電子データとして保管することを認める法律で、2005年に施行されました。ただしすべての法令関係書類をデータ化できるわけではないため、本法で取り扱い可能な書類の種類について押さえておく必要があります。


<e-文書法で取り扱い可能とされる書類>


  1. 財務や税に関する書類(領収書や請求書、帳簿類、見積書や納品書、契約書や注文書 など)
  2. 決算に関する書類(貸借対照表や損益計算書 など)
  3. 企業関連書類(株主総会に関する記録、取締役会における議事録、定款 など)


<e-文書法での取り扱いができない書類>


  1. 緊急時にすぐ見たり持ち出したりする必要があるもの(船舶の緊急時における手引書、BCP計画に基づく緊急時の行動規範を記したもの など)
  2. 現物性が求められるもの(各種許可証、免許証 など)
  3. その他、条約による制限があるもの



2.電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は税務・財務に関する文書を対象とし、1998年7月に施行された法律です。2022年1月より、大幅な規制緩和が実施されたことをご存じかと思います。

従来、税や財務に関する紙の証憑書類は向こう7年間の保管が義務付けられていました。今後はそれらを電子帳簿保存法に対応した電子データとすることで、1年ごとにデータの破棄が可能となります。


電子帳簿保存法の、さらにくわしい2022年1月改正の要点は以下のようになっています。

1.承認制度が廃止された
電子帳簿を導入する際は税務署への申請書が必要ですが、従来は導入希望時期の3か月前までに申請を行わなければなりませんでした。法改正後の2022年からは、電子帳簿保存法対応の機器やシステムの導入準備が済み、国が定めた基準を満たせばすぐに電子保存へ対応することが可能となっています。


2.検索要件が緩和された
電子データを保存する場合、閲覧や確認が適宜行えるように検索機能が必要です。従来の法律では導入に必要な設定が非常に複雑だったため、導入時の作業が大変でした。このたびの法改正ではそれに対応し、検索機能の設定要件が大きく緩和されました。具体的には、年月日と金額と取引先の3点のみ設定されていれば新法へ準拠できます。


3.タイムスタンプ要件が緩和された
電子データによる書類の受領時に、従来の法律では受領者自身のサイン(署名)とタイムスタンプの付与を3日以内に実施しなければなりませんでした。しかし法改正後はサイン不要になったことに加え、タイムスタンプの付与期限も受領より2か月以内まで延び、大幅な緩和が実施されています。


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規制緩和によってペーパーレス化はどう変わる?

2017年1月に行われた電子帳簿保存法の改正では、領収書やレシートをスマートフォンで撮影したデータの電子保存が認められました。また同時に、紙の原本を向こう7年間保存する義務も撤廃されています。

この改正によって、領収書やレシートをスマートフォンで撮影したデータを保存しておき、税理士などに検査を行ってもらえば原本は破棄してもよいこととなりました。この法改正で、すでに企業のペーパーレス化へのハードルはかなり低くなっているといえます。


それに加え2022年に行われた法改正では、税務側での承認に関する業務フローも変更され、従来と比較しかなり簡略化が行われています。また昨今は、働き方改革の推進と新型コロナウイルス感染症の世界的拡大によって、リモートワークの普及も急速に進みました。

今後は多くの企業で、ペーパーレスの導入がより一般的になり「文書のデータ保存は当たり前」という認識になっていくでしょう。


ペーパーレス化の導入の3ステップ

これまでペーパーレス化に踏み切れなかった企業も、2022年以降は一斉にペーパーレス導入にシフトすることが予測されます。さまざまな事情でペーパーレス化してこなかった企業が、これからペーパーレスの導入を図るには、どのような過程を踏むとよいのでしょうか。

ここでは、ペーパーレス化の導入ステップを3つに分けてくわしくご紹介します。


①現状の課題の整理

ペーパーレス化によるメリットは大きいものの、業務の手法そのものを変えなければならなくなる部分も少なくありません。導入初期には一定の期間や手間を要することを意識し、計画的に取り組みましょう。

初めは、部署ごとの紙の印刷枚数や使用量、保管に際して占有しているスペースの分量や管理費用などを算出します。その上で、紙をデータ化することでどのようなメリットを生み、どのような注意点があるかを想定しましょう。


ペーパーレス化で実現するのは、単純にコストカットや勤務時間の短縮だけではありません。業務効率化による働き方改革が実現できれば、企業の社会的価値や競争力の向上にまでつながると考えておく必要があります。

現場のスタッフにとどまらず、経営陣もそれらのビジョンを意識し、全社的に取り組んでいくことが重要です。


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②専門のチームを作って体制を整え、優先順位を決定

ペーパーレス化には全社一丸となって取り組むことが重要ですが、取り組みにあたる具体的な体制の構築も行わなければなりません。ペーパーレス化により大幅な改革が求められる業務も少なくないため、同時にそれらへの全社的な理解を求めることも必要です。

ペーパーレス化の導入が決定したら、社内に専門のチームを設けてリーダーを決めましょう。そのチーム内で導入の具体的なスケジュールと達成すべき目標を決め、満を持して取り組みを開始することが大切です。


体制が整えばいよいよ作業開始となりますが、いきなりすべての書類をデータ化しようとするとかえって作業が場当たり的になり、混乱を招きます。かかる手間やコストも膨大なものとなってしまい、逆に効率を損なう可能性もあるでしょう。

それを避けるためには、まず作業に手を付ける前に「もっとも早期にデータ化が必要な業務」を見極めましょう。必要性の認識とともに、コア業務に大きく影響しない部分からデータ化に取り組めるよう、優先順位を付けることがおすすめです。取り組みやすい業務でのデータ化を極力スムーズに進めてから、請求書や見積書など重要な書類のデータ化に着手すると失敗を防げます。

優先順位の決め方ですが、先述の書類ごとに着手の順を決める方法のほか、作業しやすい部署や個人単位で小規模に試験導入する方法もあります。一部への試験的な導入で成功を意識できたら、さらに幅広く展開していく……といった手法を採ってもよいでしょう。


③ITツール・システムの選定

チームを立ち上げて取り組む順位を決定したら、自社のペーパーレス化を図るためにどのようなITツールを取り入れるかを決めなければなりません。

自社の課題や業務量、保存データの想定数量、そして現場従業員のITリテラシーなどさまざまな面を考慮し、自社に最適なツールやシステムを選定の上ペーパーレス化に取り組みましょう。


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ペーパーレス化に役立つITツール・システム

ペーパーレス化に取り組むには、自社で使用するITツールやシステムを決めておくことが必要です。先述のとおり、自社に最適なツール類の選定が重要ですが、導入すべきツール類は1種だけでなく複数種類となる場合が一般的です。
ここでは、企業におけるペーパーレス化に役立つITツール・システムの代表的な種類をご紹介します。

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文書管理システム

紙の書類も、詳細に分類して細かくファイリングを行う必要がありました。それと同様にデータ化された書類も、その種別ごとにどこへどんな形で保存するか決めなければなりません。膨大な数のデータをただ無作為に放り込むだけでは、必要な書類を必要なタイミングで見つけられず、業務効率化にもつながりません。


書類データを分類して仕分けする作業は簡単ではありませんが、それらを自動化し管理の一元化を実現できるシステムが「文書管理システム」です。

文書管理システムの活用で、大量の文書データも検索性を向上させられます。それとともに、適切なアクセス権限の設定なども容易に行えるため、情報セキュリティの強化にもつながります。

文書管理システムの導入を決める際には、システムを実際に取り扱う事務作業担当者に意見を聞いたり、試用を行ってもらったりするなどし、現場の意見を考慮することが重要です。


オンラインストレージ

オンラインストレージとは、保存した書類データを社内外問わずどこにいても確認できるよう、オンライン上に保管するシステムです。書類や資料などの他、名刺データなどもオンラインサーバーに保存することで、どこにいても24時間必要なときにデータを確認・活用できます。

働き方改革の一環として、ペーパーレス化に加えてリモートワークの導入などもお考えの場合は、特に有用なツールといえるでしょう。


WEB会議システム

WEB会議システムとは、WEBカメラやマイクを使用しメンバーの所在地を問わず会議への参加を可能とする会議システムです。パソコンやタブレットなどでインターネットに接続でき、カメラやマイクで映像と音声の送受信ができれば、参加者がどこにいても会議に参加できます。

WEB会議の際には、事前に会議資料もデータ化したものをメールやグループウェア経由で配布しておけば、参加者が所在地や時間を問わずに受け取って確認できます。


WEB請求書システム

WEB請求書システムとは、請求書の作成から発行、送付までの全過程をオンライン上で実行できるシステムです。WEB請求書システムという名称ですが、多くのシステムは請求書のほか見積書や納品書、領収書、支払明細など多くの帳票類を取り扱うことができるようになっています。

WEB請求書システムは、請求書などの帳票類の作成が容易になることのほかにも多くのメリットを備えています。請求業務のなかでも、請求書作成とともに多くの工数を要している作業に請求書の送付があります。その送付業務も、システムによっては自動化の上代行できるものがあります。


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請求に関する業務を大幅に効率化できるWEB請求書システムですが、これからは2022年1月から施行の改正電子帳簿保存法に対応した製品の選定がおすすめです。新法に対応したシステムを選んでおけば、請求書の紙保存に関する事務作業を撤廃できるためです。

日次の業務を効率化できることに加え、帳票類の保存・管理に関わる手間やコストの大きな削減が期待できるでしょう。


ペーパーレスFAX

さまざまな書類をペーパーレス化していくなかで、電子化の壁となりがちなのが取引先とやりとりするFAXです。

自社がFAX業務の電子化を容易に行える状況であっても、日頃FAXを送受信する相手先では、紙のFAXから切り替えられない事情があるかもしれないためです。機器があるオフィスでFAXでの送受信を続ける必要があり、リモートワークへの移行に支障が出てしまうケースも考えられるでしょう。


そのようなお悩みをお持ちの場合に有用なツールが「ペーパーレスFAX」です。

ペーパーレスFAXを活用することで、相手先の事情を問わず自社のFAX業務を電子化できます。紙や印字にかかるコストを削減できることに加え、FAX担当者がオフィスに常駐する必要がなくなって、リモートワークの推進も加速させられるでしょう。


  【3分でわかる】ペーパーレスFAXとは?仕組みやメリットを解説 環境保全や業務効率化をすすめる企業が増えるなか「ペーパーレスFAX」というサービスを聞いたり、目にしたりする機会が増えています。こちらでは、ペーパーレスFAXの概要、メリットやどのように業務効率化を実現するかについてお話しします。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



ペーパーレス化の成功事例

ペーパーレス化に取り組むにあたり、最適なツールの選定で成功につなげた企業の事例も数多くあります。ここでは、ペーパーレス化で働き方改革に成功した2社の事例を見ていきましょう。


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NJT銅管株式会社様の成功事例

愛知県にあるNJT銅管株式会社は、コロナ禍対応と働き方改革を兼ねたリモートワーク推進に際し、ペーパーレスFAXの導入で大きな効果を得た企業の1つです。

同社の東京住設グループでは管材商社向け商品の販売を行っており、受発注業務には紙のFAXによる通信が欠かせませんでした。昨今のコロナ禍に際して各業務のリモートワーク移行を図りましたが、FAXでの受発注業務は社外で行えず働き方改革に対し大きな懸案となることに。

「受発注業務で、何とか相手先への影響なしにFAXを電子化できないか」と考えた同社では、以下の要件を決めてペーパーレスFAXツールを探しました。

  1. 従来通りの番号を変えずにFAXを電子化できること
  2. 部分的な導入から、スモールスタートで始められること
  3. 専用アダプタ1つで導入でき、複合機の買い替えなどを要しないこと


上記の要件で見つかったペーパーレスFAXツールは、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」でした。2020年9月よりさっそく導入し、FAXの100%ペーパーレス化に成功。担当者がリモートワークに就いていてもスムーズに業務を行えるようになり、同時に業務の効率化も図ることができました。


NJT鋼管株式会社様の事例について、くわしくはこちらもご覧ください。


  受発注のFAXを100%ペーパーレス化!業務効率化とリモートワーク対応を同時に実現 紙FAXの受発注業務をリモートワークで行えなかったNJT銅管株式会社様。『FNX e-受信FAXサービス』を導入することで、受発注FAXの100%ペーパーレス化を実現されています。リモート環境でも滞りなくFAX受発注業務を行えるようにも。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ

 

生駒商事株式会社様の成功事例

自動車のガラスをはじめとする部品・用品の輸入販売を行う、東京都の生駒商事株式会社の事例です。全国の自動車ガラス施工店と取引を行う同社では、年々多くなる請求書の発行や送付に関する業務が大きな負担となっていました。

特に、月間1,000通にも及ぶ大量の請求書を手作業で発行して送る業務を、担当者1名だけで行うことはミスや不手際を招くことにもなりかねません。他業務への支障を回避し、業務のスピード化を図るためにWEB請求書システムの導入を図ることにしました。

自社の既存の請求書様式を変えずに、請求業務を電子化できるWEB請求書システムを探した結果、ネクスウェイの「FNX e-急便WEB発行サービス」を選定し導入。請求書の電子化に際しての移行がシンプルにでき、導入から約4か月で請求書の9割をデジタル化することに成功しました。


生駒商事株式会社様の事例については、こちらもぜひご覧ください。

  請求書発行を9割WEB化、作業時間も4分の1に!郵便法改正にも対応 手作業で請求書発行の業務を行っており、経理担当の業務負荷が大きくなっていた生駒商事株式会社様。『FNX e-急便WEB発行サービス』を導入して、請求書発行の作業時間を約4分の1に短縮し、さらに導入から4カ月足らずで請求書のWEB化率9割を達成されています。 BtoB帳票支援ソリューション/ネクスウェイ



まとめ

近年の法改正によって、紙の書類の電子化に際してのハードルはぐんと下がりました。しかし、ペーパーレス化で働き方改革を推し進めるには、入念な計画と自社に適したツールの選定が欠かせません。

特にツール選びにあたっては、従来の業務を大幅に変えることなく効率化を実現できるなど、現実的な効果を得られる選択が肝心です。

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