なぜ進まない！職場のペーパーレス化の課題と推進ポイントとは？
こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。
新型コロナウイルス感染症拡大を受け、企業におけるテレワークの流れが進むなか、ペーパーレスをすすめる企業も増えています。
一方で、「ペーパーレス化の重要性は理解しつつも、なかなか職場でペーパーレスが進まない」という企業も多いのではないでしょうか？
この記事では、ペーパーレス化の課題や推進するポイントを解説しています。ペーパーレス化を推進する参考にしてください。
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目次[非表示]
- 1.ペーパーレス化のメリット
- 2.ペーパーレス化が進まない要因
- 2.1.導入にはコストがかかる
- 2.2.電子化ができない書類を扱っている
- 2.3.IT化やデジタル化への対応が遅れている
- 2.4.ペーパーレス化への理解が得られない
- 2.5.オペレーションの移行が難しい
- 2.6.ディスプレイのサイズが小さい
- 3.ペーパーレス化を推進するポイント
- 4.ペーパーレス化のおすすめのサービス・ツール
- 5.まとめ
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレスとは、文字通り紙をなくす・少なくする取り組みのことです。企業においては、契約書や領収書、資料などの紙媒体を電子化することを指します。
ペーパーレス化を行うと企業にとって下記のようなメリットがあります。
テレワーク化・働き方改革につながる
業務効率があがる
オフィスを有効活用できる
印刷用紙やプリンタートナーのコストが削減できる
資料の紛失リスクがなくなる
環境保全につながる
詳しくは下記の記事で解説してますので、ご覧ください。
ペーパーレス化が進まない要因
ペーパーレス化をスムーズに導入できる企業ばかりではありません。どのような理由で、導入が進まないのでしょうか。
導入にはコストがかかる
ペーパーレス化の導入には、コストがかかります。
特に、社内の顧客管理システムと連携させる場合や、従業員の人数分のパソコンやタブレットが必要な場合は、さらに導入コストがかかります。社内にIT機器に詳しい人がいなければ、システム選定や整備の工数も増えてしまいます。
電子化ができない書類を扱っている
不動産の売買・賃貸契約、訪問販売等の交付書面、労働者派遣契約などは、紙媒体の書類を求められることが多いと言われています。また、電子化に相手の承諾が必要な書面もあります。法律上、電子化をしても問題がない場合でも、顧客との信頼関係を築くために、書面を交付することもめずらしくありません。
業種によっては、ペーパーレス化を進めにくい事情もあるのです。
IT化やデジタル化への対応が遅れている
ペーパーレス化を行うと、データ保存のためのサーバーや、通信量増加に対応するための、通信機器の更新が必要な場合があります。社内システムが古いなどの問題が多ければ、簡単にはペーパーレス化に対応できません。
また、パソコンやタブレットの操作に、不慣れな従業員が多いと、ペーパーレス化が進みづらくなります。
ペーパーレス化への理解が得られない
ペーパーレス化ができる企業でも、従業員の理解が得られない場合があります。複数の書類を広げたり並べたりできることから、紙の書類を好む人も多いためです。
また、メモ書きをしたり、付箋を貼ったりしたい人もいるでしょう。「パソコンやタブレットの画面が見づらく生産性が落ちる」「必要なときにすぐに読めない」など理由で、導入に反対されることも考えられます。このような状況では、ペーパーレス化は進みません。
オペレーションの移行が難しい
業務の流れが変わることに抵抗があり、ペーパーレス化ができないケースもあります。
たとえば、パソコンを共有していて、従業員ごとにアクセス権限が違う場合、ログインをし直す作業に手間を感じるでしょう。デジタル化した文書を誰かが分類するなど、新たな業務が生じる可能性もあります。
特に役職者の年齢層は、紙での作業に慣れていることが多く、オペレーションの移行が負担になりがちです。
ディスプレイのサイズが小さい
パソコンやタブレットのディスプレイサイズが小さく、読みづらさを感じる人もいます。紙の資料と比べて、文字サイズが小さいため、目が疲れてしまうのでしょう。また、並べて見られない点も不便です。
ペーパーレス化の前に、大型のディスプレイにする、複数モニタにするなど、設備を整えることが必要な場合があります。
ペーパーレス化を推進するポイント
ペーパーレス化を推進するには、どのようにしたらよいのでしょうか。ペーパーレス化を推進するには、以下の導入ステップを踏むことがおすすめです。
- 現状の課題の整理
- 専門のチームを作って体制を整え、優先順位を決定
- ITツール・システムの選定
詳しくは、以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。
ペーパーレス化のおすすめのサービス・ツール
実際にペーパーレスをすすめる場合、各業務や用途に特化したツールが用意されていますので、まずは自社の課題を把握し、課題解決に適切なツールから導入するのがおすすめです。
取引先との契約文書のやり取りの迅速化に役立つツール
- 電子帳票システム
- 電子契約システム
取引先との受発注業務の効率化に役立つツール
- EDI
- ペーパーレスFAX
取引先との請求書業務の効率化に役立つツール
- WEB請求書システム
文書の保管の効率化・省スペース化に役立つツール
- 文書管理システム
- ワークフローシステム
ツールについては下記記事で詳細に紹介していますので、ぜひご覧ください。
まずはペーパーレスFAXで受発注のペーパーレス化を
受発注業務のペーパーレス化におすすめなのが「ペーパーレスFAX」です。
ペーパーレスFAXとは、FAXで受信したデータを、電子データで保存して管理できるシステムです。紙代や印刷代などのコスト削減が期待できます。またFAX紛失の心配がないことや、スキャンした後に保存などの二度手間がかからないのもメリットです。
送信元は紙で送信できるため、顧客に負担がかかることはありません。導入ハードルが低いことから、段階的にペーパーレス化を進めたい場合に、向いているシステムです。
まとめ
ペーパーレス化は、業務効率の向上やコスト削減、資源の無駄づかいをなくせるなど、メリットが多い施策です。
しかしながら、ペーパーレス化の重要性は理解しつつも、なかなか職場でペーパーレスが進まないという企業も多いのではないでしょうか。
一度にすべての業務をペーパーレス化するのは従業員の負担が大きいため、社内の理解を得ながら、段階的に進めましょう。FAXのペーパーレス化などから取り組むのがおすすめです。
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