【用途別】ペーパーレス化のおすすめツールを紹介

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

「ペーパーレス化をしたけれど、効率アップを今ひとつ感じられていない」
「これからペーパーレス化を始めたいが、自分たちだけでうまく進める自信がない」
こんなお悩みはありませんか？

そのようなときのために、ペーパーレス化をサポートするさまざまなツールがあります。その選定次第では、ペーパーレス化の効果をより実感できるかもしれません。

この記事ではペーパーレス化に際して導入したい、効果・効率アップにおすすめの各種ツールをご紹介します。業務の効率化やスピード化によりペーパーレスを役立てたいとお考えの方は、ぜひ本記事の情報をご参考にしてください。

FAXのペーパーレス化を進めたい方におすすめ
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【用途別】ペーパーレス化のためのツール・システム

ペーパーレス化は全社的に一斉実施するより、業務や部署ごとなどに分けて段階的に実施を図ったほうがスムーズに定着するといわれています。ペーパーレス化を推進するツールにも、各業務や用途に特化したツールが用意されていますので、まずはそのようなツールから導入してみてはいかがでしょうか。

ここでは、ペーパーレス化に役立つツールを業務や用途別にご紹介します。

帳票・文書作成の効率化に役立つツール

文書や帳票データを作成する機会は、各種業務のなかでも多いと思います。それらの作業を、一般的な文書作成ソフトで行っている企業も少なくないでしょう。しかし1つひとつのデータを管理するとなると煩雑で、逆に難しいと感じることもあるのではないでしょうか。

そこで役立つのが、「電子帳票システム」と呼ばれるツールです。電子帳票システムを利用することで、各種文書・帳票に関する業務を総合的に効率化できます。

■電子帳票システム

たとえば注文書や請求書といった帳票類の場合、帳票作成から相手先への送付、控えなどの保管に至るまでを一元管理します。

電子帳票システムには業務システムと連携できるものも多く、それらの選定により以下のような業務で自動化を図れ、作業の効率化・スピード化に役立ちます。

• テンプレート入力などによる帳票の自動作成
• メールやFAX、郵送などによる相手先への送信
• 自社保管分帳票データの自動仕分けや自動保存　など
  
  

取引先との契約文書のやり取りの迅速化に役立つツール

取引先との契約は従来、契約に関する要項を記載して印鑑や署名による証拠力を持たせた紙の書面を、相手先とやり取りする方式で行われてきました。

それに対し、近年普及が進んでいるのが、電子データで同様のやり取りをする「電子契約」です。電子契約とは、PDFなどデータ化した文書に電子署名やタイムスタンプで法的証拠力を付加し、書面による契約と同等の契約締結が行える手法です。

この電子契約をスムーズに進められるツールが「電子契約システム」です。

■電子契約システム

諸契約の過程で書面を省いて電子化することで、郵送や対面でやり取りをする手間をなくしコストも削減できます。企業間の取引にとどまらず、企業対個人の取引においても電子契約が行えるため、近年急速に普及しています。

取引先との受発注業務の効率化に役立つツール

発注・受注の作業も、ペーパーレス化によって効率化できる業務です。ペーパーレス化による受発注業務の効率化に役立つ代表的なツールには、以下の2つが挙げられます。

■EDI

企業間の取引を電子データで行うことで、事務処理のスピード化と円滑化を図るためのシステムです。EDIにより、発注・受注から商品の発送やサービスの開始、その後の請求や支払いまでの諸手続きがデータでやり取りできます。取引業務におけるさまざまな作業を自動化でき、取引自体も迅速化できます。

■ペーパーレスFAX

受発注業務の柱として長く使われてきた通信手段の1つに、FAXがあります。FAXによる受発注業務は現在でも、工場や店舗などで現業に携わる人たちにはなじみの深いものでしょう。

このFAX業務を、他の手段に変えることなく電子化できるツールがペーパーレスFAXです。

ペーパーレスFAXでは、相手先がまだ紙のFAXを運用中であっても、自社で送受信するFAXをデータ化することが可能です。パソコンとインターネット回線があればFAX業務を行え、送受信されたデータはクラウドに保管されるため、テレワークや在宅勤務中でもFAXによる受発注対応が可能です。

取引先との請求書業務の効率化に役立つツール

月次の請求書業務により、特定の担当者に業務負担が集中してしまうといったお悩みを抱えている企業も多いでしょう。請求書の発行やその後の事務作業は、社内でも特に効率化したい業務の1つかと思います。そこで役立つツールが「WEB請求書システム」です。

■WEB請求書システム

WEB請求書システムは、請求書作成業務の電子化・簡略化から送付業務までを一括で行えます。このように、煩雑だった請求書に関する業務を大幅に効率化し、一元管理できるのが「WEB請求書システム」です。

請求に関連して、改正電子帳簿保存法が2022年1月から始まっています。これからWEB請求書システムを選ぶのであれば、新法に対応したシステムを選定しましょう。データ化した請求書を紙出力し保管していた企業も多いと思いますが、2022年からはデータのみの保存でよいため、自動保存で保管負担を一気に減らせます。

請求業務を効率化できるとともに、請求書の保管・管理コストも削減することができます。

文書の保管の効率化・省スペース化に役立つツール

紙の文書とデータで大きく異なるのは、その数が増えることによる物量の違いです。紙は枚数が増えるほど物量の増大も大きく、帳票などが膨大な量になれば保管スペースやファイリングの手間に関する問題が発生します。その一方で、データは保管ファイルの数が増えても紙ほどの物量にはなりません。
ペーパーレス化による保管効率の向上や省スペースに役立つおもなツールには、「文書管理システム」や「ワークフローシステム」が挙げられます。

■文書管理システム

紙として保管されている文書をスキャンしてデータに変え、電子化するためのシステムです。これまでスペースを大きくとって保管していた紙文書を電子化して省スペースを実現し、書類を探す際も検索機能によって従来かかっていた手間が削減できます。

■ワークフローシステム

各種申請業務に関して、申請書類の作成から承認・決裁までに必要な諸手続きを電子化できるシステムです。

承認関連の手続きが紙の書類によるものからデータに変わることで、従来手続き完了までにかかっていた多くの工数を削減し、スピード化できます。申請書類の保存作業も自動化できるため、その手間を省くとともに書類閲覧の際の検索も容易になります。

また申請書類も紙からデータに変わるため、それらの保管でスペースが圧迫されることもなくせるでしょう。

ペーパーレスFAXで受発注FAXのペーパーレス化を実現

多くの企業がすでにペーパーレス化に取り組んでいるかと思われますが、一部業務についてはペーパーレス化が困難でそのままにされているケースもあるでしょう。場合によりペーパーレス化が進まなくなりがちな業務の1つに、受発注業務が挙げられます。

理由は、企業によっては現在も受発注に関するやり取りにFAXが使われていることが少なくないためです。相手先が紙のFAXによる受発注を継続せざるを得ない事情があるなどで、受発注業務の電子化に踏み切れないケースも考えられます。

そのような事情があっても、自社におけるFAXの送受信業務をペーパーレスで行えるのが「ペーパーレスFAX」です。

ペーパーレスFAXとは？

ペーパーレスFAXとは、FAXで送受信する文書を電子化し、データの形で保存・管理できるツールを指します。

相手先から紙文書として送信されたFAXもデータで受信でき、返信や別のFAXへの転送もデータで行えます。送信先の相手が紙のFAXを使っていても、データで送って紙で受信することが可能。受信したFAXを転送したり、受信データに書き込みを加えて返信したりすることもできます。

こういった一連の作業を、FAX機器ではなくパソコンでできる点もペーパーレスFAXの大きな特徴です。FAX機器が特定のオフィスに設置されている場合も、そこまで行くことなくFAXが使えることは、働き方の多様化やテレワークの推進にも役立つでしょう。

また、紙のFAX文書も受信枚数が増えれば膨大な量になります。「〇月△日に受信したあのFAXを再確認したい」という場合、探し出す手間も大きくなるでしょう。その点、ペーパーレスFAXならデータをすぐに検索できるため、必要な文書を見つけることも簡単でスピーディです。

ペーパーレスFAXはこんな企業・部署におすすめ

どのような業務を行う企業や部署が、ペーパーレスFAXの導入に適しているのでしょうか。ここでは、ペーパーレスFAXの導入に向いている企業や部署をご紹介します。

1.在宅勤務やテレワークを積極的に活用している企業・部署

紙のFAXはFAX機器がある場所へ行かなければ送受信できませんが、ペーパーレスFAXを使うことでパソコンとインターネット回線さえあればどこでもFAXが使えます。

2.外回りの営業活動が欠かせない部署

営業担当者が外出する機会の多い部署では、FAXの確認や送信のために都度オフィスに戻る必要があると高効率な営業活動ができません。ペーパーレスFAXで、オフィスに戻らなくてもFAXを使える状態にすることで、営業活動の効率化も行えます。

3.紙文書の保管に悩みを抱えている企業・部署

何年、何十年と長く紙のFAXによる受発注を続けてきた企業や部署では、膨大な分量になった受信FAXの保管が大変になることも想定できます。これ以上紙の文書を増やしたくないというお悩みがある場合は、ペーパーレスFAXの導入が非常に有効な解決策になるでしょう。

ペーパーレス化に成功した事例

ここからは、実際にペーパーレス化を導入し、効果的なツールを選定してスムーズな運用を実現している成功事例をご紹介します。2社とも、ペーパーレス化にともなって出てくるさまざまな懸案を、ペーパーレスFAXの導入で解決しています。

ペーパーレス化をご検討中の企業にとって、参考になる情報も数多くあるかと思いますので、ぜひご参照ください。

NJT銅管株式会社様の成功事例

建築・空調資材の生産と販売を行っている、NJT銅管株式会社。同社の東京住設グループでは、受発注業務をおもにFAXで行っていました。昨今のコロナ禍にともなって、同社でもリモートワーク（テレワーク）を導入しましたが、そこで推進のハードルとなったのがFAX業務です。

「紙のFAX運用が必要な事情を抱えた取引先への影響なく、自社のFAX業務だけを電子化できないか」。そう考えた末の有効策として、同社は2020年9月に『FNX e-受信FAXサービス』（e-受信）を導入。

FAX業務を100%ペーパーレス化でき、リモートワーク環境の従業員も滞りなく業務を行える状況を完備。それにともない、大幅な業務効率化も実現できました。

特に以下のポイントにおいて、『e-受信』のメリットが大きかったとのことです。

1. 自社のFAX番号を従来のまま変えることなく導入できた
2. 専用複合機の購入が不要で、専用アダプタを既存の複合機に取り付けるだけで運用可能
3. 初期導入時のコストや手間を極力抑え、小規模なスタートから始められた

NJT鋼管株式会社様の事例について、くわしくはこちらもご覧ください。

株式会社オーリック様の成功事例

酒類の卸業務を行っている、福岡県の株式会社オーリック。同社が一貫してこだわるのは、商品の迅速配送です。できるだけ早くお客様へ商品をお届けするための肝となるのが、スムーズな受注処理。受注する際の通信手段としてもっとも多く使われるのは電話ですが、その次に多いのがFAXで、FAX受注数は全体の約3割に上ります。しかしFAXは、電話やインターネットでの受注より処理に時間を要する点が、迅速配送を掲げる同社の懸案でした。

「FAX受注の廃止はできないが、自社内の処理業務をスピード化できないか」。そう考えた同社は、社内のFAX業務を電子化することに。さまざまなサービスを比較検討し、『e-受信』を導入しました。

『e-受信』導入後、もっとも処理を速くできたのが仕分け作業です。自動仕分け機能で1日あたり約20分の作業時間を短縮でき、受注書類保管の手間とスペースに至っては、完全になくすことができました。

FAX用紙の購入費用も削減でき、『e-受信』導入からわずか3か月で約25,000枚分のペーパーレスを実現。想像以上に、多くのメリットを実感できているとのことです。

株式会社オーリック様の事例について、くわしくはこちらもご覧ください。

まとめ

「ペーパーレス化に際しFAX業務がネックになっている」「いざペーパーレス化を始めたがFAX業務だけ切り分けが必要」など、業務のデジタル化にとって意外な障壁となってしまうのがFAX業務です。

FAXは、業種や職種次第でビジネス上の通信手段として高い有効性があり、これからも残っていくと考えられます。ペーパーレス化による業務効率化や働き方改革は大切ですが、FAXという重要なインフラを維持しながら行っていく必要があるでしょう。

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ネクスウェイのFAX電子化サービス「FNX e-受信FAXサービス」は、上記のようなお悩みやニーズに応えるべく「電子化とFAX機能の両立」をバランスよく実現したサービスです。ペーパーレス化にあたってFAXに関するお悩みがあれば、ぜひ弊社ネクスウェイまでご相談ください。

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