コピー機のFAX送受信を効率化するには？ペーパーレス化の方法も解説

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FAX受発注業務のカイゼン！4つの方法とポイント

こんにちは。「FNX e-受信FAXサービス」ライターチームです。

大抵のオフィスに設置されているコピー機（複合機）。紙の書面をそのままコピーする用途よりも、現在ではパソコンの文書データを印刷するために活用するケースが増えているのではないでしょうか。またオフィスの複合機を、コピーや印刷以外にFAX機器として使っているケースも多いと思います。

しかしビジネスにおけるペーパーレス化が世界的に推進されるなか、「FAXをこのまま紙で送受信し続けるのはどうなのか…」と考えている方も多いでしょう。

そこでこの記事では、自社のコピー機（複合機）を使ってのFAX送受信を効率化する方法についてご紹介します。FAX業務効率化の参考にしてください。

FAXは減ってきている？廃止できない理由とは？

現代のように業務のデジタル化が推進されていなかった時代と比較して、現状オフィスでFAXを活用する機会は増えているのか、減っているのか、どちらでしょうか。

端的に回答すると、FAXの利用機会、FAX機器の台数ともに減っています。旧来は電話以外の連絡手段といえば、紙の文書を使わなければ行えませんでした。しかし、ビジネスにもデジタル化・IT化の波が到来し、Eメールやチャットなどで連絡を取り合うことが当たり前になっています。また、文書のやり取りもインターネット経由でのデータ共有が可能です。

またFAXは基本的に自動受信のため、どのような文書を受信してもいったん紙に印刷されてしまいます。そして用紙やトナーを消費すればその分のコストがかかり、書類の枚数が増えればその保管や管理にも手間がかかります。そういった効率面での負担を避けるため、FAXの利用を敬遠する事業所が増えているのです。

しかし、そのようなコストや業務量の負担を強いられてもFAXを廃止できないという企業も少なくありません。

企業が業務でFAXを廃止できない理由とは

前述の通り、コスト面等でのデメリットからFAXの利用をやめる企業も増えている一方、業界や業務の内容次第では、どうしてもFAXによる通信が必要になるケースもあります。

たとえば、受発注にFAXを利用している企業の場合、相手先がインターネット環境を恒常的に使用しない現場業務に携わっていることも少なくありません。飲食店や旅館業などの接客業務では、パソコンの前にいる機会が少なくなるため、メールやチャットの受信に気づきにくいケースがあります。

また特殊な事例ですが、医療機関や警察関係など、やり取りする情報に重要な機密事項が含まれている等により、通信手段自体にインターネットを接続できない場合もあります。

医療や警察といった特殊なケースは例外としても、一般的な企業でFAXの利用をやめることができない理由の大半は、取引先など相手先の事情がかかわっているものと考えられるでしょう。

FAX送受信を効率化する方法

FAXでの連絡には手間やコストがかかる一方、取引先との関係性や業務特性からすぐにFAXを廃止することが難しい場合に、デメリットをできるだけ低減し、業務の効率化を図るにはどのような方法があるのでしょうか。

ここでは、企業におけるFAX業務を効率化する3つの方法をご紹介します。

①PC-FAX

FAXで送る文書をパソコン上のデータとして取り扱いながら、相手先のFAXと送受信を行う方法です。このPC-FAXには、主に2つの方法があります。

1．FAX文書をPDFデータ化して通信する方法

コピー機(複合機)では、受信したFAXを紙に印刷するだけではなく、その文書をPDFの形式でデータ化することが可能です。FAXを自動受信して紙で出力するのではなく、いったんPDFデータに変換しておくことで、そのデータを確認してから印刷するかしないかを決定できます。

印刷する前にデータ化してワンクッションを置くことにより、印刷にかかるコストや手間を削減できます。

◆コピー機でPDF化の設定を行うには？

コピー機の本体でPDF化したFAXを保存するためのフォルダーを作成し、受信したFAXを特定の機器などへ転送するための設定を行います。最後に、ファイルの保存形式をPDFに指定すれば、受信したFAX文書をPDFに自動変換できる設定が完了します。

受信したFAXを全部印刷するのではなく、内容次第で出力するかしないかを決められるため用紙の削減となり、ペーパーレス化にも貢献できます。また文書データは保管場所が決まっているため、受信したFAX用紙を不用意に紛失したり、用紙を見られることによる情報漏えいを招いたりするリスクを低減できます。

2．受信FAXを自動でメール転送する方法

こちらはFAXで受信したデータを、Eメールなどのアドレスに自動で転送してくれる機能です。メール転送機能を使うことで、時間や場所を問わずに受信データを確認できますから、テレワーク従事者や営業担当者もFAXデータをその場でチェックできます。

その際もいったんデータの状態のまま内容確認ができるため、印刷の必要がないものは出力しないようにすることで紙やトナーの節約につながります。

②パソコン用のFAXソフトを使用する

パソコン経由でFAXを送受信するには、FAXソフトを使うという方法も選択できます。

この方法では、パソコン用のFAXソフトをインストールして利用します。FAXソフトはパソコンにFAXの送受信機能を持たせ、内部のデータをFAX文書として送る機能を備えているため、コピー機（複合機）がなくてもパソコンで作成した文書をFAXとして送信できます。

この方法は、PC-FAXを利用できる複合機がなく、電話回線でFAXの送受信を行いたいときに有効です。なおFAXソフトでのFAX送受信にはインターネットを使わないため、固定電話回線とモデムを用意しなければなりません。なお、パソコンにモデムが内蔵されている場合は、別途モデムの用意は不要です。

FAXソフトのメリット

FAXソフトのおもなメリットは、新規導入のコストが低く済むことです。有料のFAXソフトとモデムを購入する場合でも、さほど大きな出費にはなりません。

FAXソフトには、無料のものや有料のものが多数出回っています。一括送信や自動返信など、ビジネス向けの機能を幅広く活用したいときは、有料ソフトが適しているでしょう。

FAXソフトのデメリット

代表的なデメリットとして、パソコンの電源が落ちている状態ではFAXの送受信ができなくなることが挙げられます。電源を切っている間にFAXを受信したとしても、そのデータを確認することはできないため要注意です。FAXソフトを利用するパソコンは、基本的に24時間通電を続ける必要があります。

また、FAXソフトはインターネット回線では利用できないため、固定電話回線を契約しなければならない点も、場合によってデメリットになります。

③インターネットFAX（クラウドFAX）

インターネットFAX（クラウドFAX）とは、クラウドを活用してデータ化したFAX文書を送受信するサービスを指します。クラウド型FAXサービスなどと呼ばれる場合もあります。

クラウドサービス経由でFAXの送信が行え、受信データも自動でクラウドサービス内に保存されます。パソコンさえあればFAXの送受信ができるほか、各種設定も容易に行えるというクラウドならではの特徴を備えています。サービスを契約して利用開始後は、すぐFAXの利用ができるため導入もスムーズです。

インターネットFAXサービスの利用には、基本的にパソコンとインターネット回線が必須となります。しかし近年はサービスによって、パソコンがなくてもタブレットやスマートフォンなどの端末があれば、利用可能なものも選べるようになりました。

インターネットFAX（クラウドFAX）のメリット

インターネットFAXのメリットとして、導入がスムーズな点が挙げられます。機器の購入や各パソコンへインストールする手間なく利用できます。早急にFAXの電子化を行ってペーパーレス化を進めたいときには、有効な解決策となるでしょう。

また、パソコンとインターネット接続環境さえあれば、いつでもFAXの送受信が行えます。オフィスを離れていても利用できるため、外勤営業やテレワーク・在宅勤務に携わるスタッフも場所や時間を問わずFAXを使うことができます。

選ぶサービスによっては、非常に多機能・高機能になる点もインターネットFAXのメリットです。たとえば送受信文書の自動仕分けが行えたり、定型文の挿入を自動で行えたりするものもあります。サービスの選定次第でペーパーレス化に限らず、FAX業務でかかっていた多くの手間を効率化できます。

インターネットFAX（クラウドFAX）で注意したい点

サービスによっては今使っているFAX番号が変わるものがあります。サービスによっては今使っているFAX番号をそのまま使えるものもあるため、自社に合うサービスを慎重に選びましょう。

また、FAXの受信時に受信料が都度課金されるサービスもあることが挙げられます。インターネットの回線契約内容次第では、受信件数が多いと定期的な出費が増える可能性があるでしょう。

サービスの選定によって、その内容や料金面で大きな違いが生じるのがインターネットFAXサービスの特徴です。導入の検討段階から、自社の課題や要望をきっちり整理し、解決につながる選択をすることを重視しましょう。

効率化におすすめなのはインターネットFAX

自社で紙のFAXを取りやめ、FAX文書のデータ化による業務効率化を考える場合、今回ご紹介した3つの方法のうちいずれの方法がおすすめとなるのでしょうか。

これからFAXの電子化を考えているのであれば、3つめのインターネットFAX（クラウドFAX）がもっともおすすめといえます。ここでは、インターネットFAXが業務効率化に役立つ理由をご紹介します。

ペーパーレスになる

インターネットFAXを利用することで、送信・受信文書をともに電子化（データ化）できます。用紙に印刷するかしないかは、データの状態で内容を確認してから決定できますので、出力する紙の枚数を少なく抑えることができます。

ペーパーレス化に役立つため、用紙やトナーの費用を削減でき、ひいては膨大な枚数の紙文書を保管する場所や管理する手間を省くことができる点も長期的なメリットになります。

テレワーク推進になる

インターネットFAXを活用すれば、複合機で印刷される受信データをその都度誰かが確認しなくても良くなります。FAX担当者が複合機の近くに常駐する必要もなくなり、在宅勤務やテレワークに従事する人がFAX担当者を兼任することも現実的になるでしょう。

「在宅勤務従事者なのに、FAXを受け取るためだけに定期的に出社する」必要がなくなり、さらなるテレワーク推進につなげられます。

FAX業務を効率化できる

インターネットFAXのなかには、多機能・高機能なものも数多くあります。自社に合う機能を備えたインターネットFAXを選ぶことで、FAX業務を効率化できます。

たとえば、受信文書を自動仕分けしてくれる機能があれば、1通ずつ担当者が件名や内容を確認して手作業で仕分けと保存を行う負担も低減できます。また、定型文が登録できる機能を使えば、よく使う印鑑やメッセージをワンクリックでFAXに記載することができ、効率化になります。

今のFAX番号を変えずにPCでFAXを送受信できるのは「FNX e-受信FAXサービス」

これだけ多くのメリットがあるインターネットFAXですが、「それでも利用できない」となってしまうことが考えられます。

たとえば、FAXをやり取りする相手先が今後も紙のFAXから電子化する予定がない場合などです。また、インターネットFAXのなかには、従来使ってきたFAX番号を新しいものに変更しないと導入できないものも少なくありません。この2つは意外に大きな課題で、企業のFAX電子化の大きなハードルとなってきました。

しかし逆にいうと、この2つのハードルをクリアできるサービスを選べば、相手先への配慮も欠かすことなくインターネットFAXが導入できるということです。

相手先が紙のFAXを使っていても利用でき、従来使ってきたFAX番号のまま利用できるのが、ネクスウェイのFNX e-受信FAXサービスです。コストや業務負担の効率化をあきらめてFAXを利用し続けてきた企業にも、FNX e-受信FAXサービスの導入で業務効率化の波が一気に訪れるかもしれません。

FAXの存続や電子化の検討に際してお悩みがあれば、ぜひネクスウェイまでお問い合わせください。

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まとめ

さまざまな業務でペーパーレス化を実現してきたものの、ことさらFAXに関してだけは社内事情のために電子化が見送られてきたという企業も少なくないと思います。

そのような企業にこそおすすめできる、高機能なインターネットFAXがネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」です。重要な連絡手段としてFAXが外せないという方も、安心して導入できるサービス内容と機能をそろえています。

FAXの電子化に際しお悩みがありましたら、ぜひネクスウェイまでお問い合わせください。

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