複合機のメーカーに依存しない！FAXの電子化の方法とは？

インターネットやメール経由での通信手段が当たり前になった一方、ビジネスシーンでFAXを使う企業もまだまだ多いといえます。

最近では、複合機の機能やクラウド型FAXサービス（インターネットFAX）を利用し、従来のFAX業務からの効率化をはかる企業も増えています。

この記事では、複合機やクラウド型FAXサービス（インターネットFAX）を用いた、FAXの電子化方法やメリット・デメリットを徹底解説します。サービスを導入する際の参考にしてください。

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FAXの電子化・デジタル化のメリット

まずは、FAXの電子化・デジタル化のメリットについて解説していきます。

在宅勤務・外出先でもFAXが確認できる

送受信したFAXデータを電子化・デジタル化することで、どこからでも簡単にFAXの内容を確認できます。在宅勤務や外出先からでも確認できるため、時間の有効活用や業務効率化、働き方改革につながるでしょう。

参考記事：ペーパーレスFAXによる働き方改革

データ化により、業務効率化になる

従来のように紙としてFAXを扱うと、目検での仕分けやファイリング、棚へ移動して保管するなど、多くの手間がかかっていました。

しかし、電子化・デジタル化することにより、データとして効率的に利用できるようになります。データとして保管してあるため、仕分け、検索、記入、返信などの業務効率化が期待できます。

ビッグデータとしてデータ分析に活用できる

FAXを電子化することで、データを蓄積し、分析に活用できるようになります。

部署ごとにどれくらいの枚数を送受信しているか、誰が何時台に何件処理しているのか等を蓄積データから分析し、拠点・部門間の採算管理につなげた事例もあります。

FAXの電子化・デジタル化を行う3つの方法

前述の通り、メリットの多いFAXの電子化・デジタル化ですが、実現するにはどのような方法があるのでしょうか？

ここでは一般的な3つの方法とメリット・デメリットを解説します。

FAXを電子化する方法①　複合機との連携機能を利用する

複合機のタイプによってはパソコンと連携させてFAXを送受信できます。受信したFAXは共有フォルダや電子メールで受信し、パソコンでFAXを受信可能です。こうした機能は一般的に「PC-FAX」などと呼ばれています。

複合機に送られてきたFAXはイメージデータに変換されるため、紙やインクが消費されることはありません。FAXを送信する際も、パソコン上のイメージをそのまま送信データとして選択できます。

複合機との連携機能のメリット

必要な設備はパソコン、複合機、電話回線の3点です。つまり、紙でFAXを受信できる設備にパソコンをプラスするシステムといえます。そのため、これらの設備さえ整っていれば導入がしやすい点はメリットといえます。

パソコンと複合機の接続には、Wi-Fiをはじめとする無線通信を用いるのが一般的です。受信したFAXデータは複合機のHDD内、パソコン、サーバー、クラウドなどに保存できます。

複合機との連携機能のデメリット

当然ながら、連携機能に対応した複合機の導入は必須です。複合機によってはパソコンの対応OSなどに制限があるものもあるので注意が必要です。

また、同じ企業の異なる事業所間など異なるメーカーの複合機を導入している場合は注意が必要です。メーカーごとに連携機能の設定方法は異なるため、メーカーの数だけ設定が必要になり、情報システム部門の負担が大きくなる可能性があります。

メーカーによっては「扱えるファイルがTIFF形式のみ」などファイル形式に制限があるものもあります。TIFFファイルの場合、パソコンのメモリ消費が大きい場合や他ファイルとの互換性に支障が生じる場合があるため、導入前に確認するといいでしょう。

FAXを電子化する方法②　FAXソフトを利用する

FAXソフトを利用してFAXを受信する方法もあります。パソコンから印刷する際と同じような操作で、直接FAX送信できます。

FAXソフトがプリインストールされているパソコンもありますが、任意のソフトを選んでインストールすることも可能です。

FAXソフトのメリット

必要な設備はパソコン、モデム、電話回線です。パソコンがFAX機の役割を担うようなイメージです。

複合機を別途用意する必要がないため、複合機を持たない・手放すことを検討している企業には向いているといえます。

FAXソフトのデメリット

昔はモデム搭載のパソコンが多かったものの、現在はあまり一般的ではありません。そのため、通常はモデムを別途用意する必要があるでしょう。

また、常時FAXを受信するためには、24時間パソコンを起動させておかなければなりません。

さらに、大きな手間になるのがインストールです。複数人が利用する場合、それぞれのパソコンすべてにインストールが必要になります。初期設定やアップデートを含めると、オフィスの規模によっては相当な手間になるでしょう。

FAXを電子化する方法③　クラウド型FAXサービスを利用する

外部事業者のクラウド型FAXサービス（インターネットFAX）を利用してFAXを受信する方法もあります。インターネットFAXは、クラウド上のサービスを利用し、FAXの送受信ができるサービスの総称です。

送信時には、パソコン上のデータや基幹システムのデータをクラウドサービスに連携することで、サービスが保有するFAX回線を用いて、相手先にFAXが送信されます。

受信時には、FAXをPDFファイルとしてデータ化し、クラウドサーバ上に保管します。従来の、紙の保管や管理の業務を効率化するだけでなく、ペーパーレス化により、印刷用紙やインク、保管場所のコストを削減できます。

クラウド型FAXサービスのメリット

インターネットに繋がるパソコンさえあればどこでもFAXの受信ができます。外出先や在宅勤務でもFAXを確認し返信することが可能になるため、業務効率化や働き方改革にも繋がります。

従来のように紙に印刷する必要がなく、ペーパーレスにつながります。さらに、紙を保管する場所も必要なくなるので、ファイリング工数や保管スペースのコストなども削減することが可能です。

また、事業者によってさまざまな機能が搭載されており、クラウドシステム上でFAXを自動仕分けできる機能、文書をシステム上で編集できる機能などがあります。これらの機能を活用することで、90%以上も業務時間を短縮したケースもあり、業務効率化にもおすすめです。

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サービスによっては、現在使っている複合機メーカーに依存せずに導入可能なものもあるため、拠点・部署によって異なるメーカーの複合機を利用している企業にはおすすめです。

クラウド型FAXサービスのデメリット

インターネット回線を使用するタイプのサービスの場合、発着信に使用している既存の電話番号が変わってしまうケースがほとんどです。この場合、顧客や取引先に電話番号の変更を周知しなければなりません。

ただし、今使っているFAX番号をそのまま使えるサービスもあるので、しっかりと調べることが重要です。

また、インターネット回線を使用するタイプの場合、電話回線を利用するサービスと比較すると、通信が安定しないというデメリットもあります。

FAX受信サービスがどの回線を使っているか、事前に確認するといいでしょう。

複合機のメーカーに依存しないクラウド型FAXサービス「FNX e-受信FAXサービス」がおすすめ

上述した3つの方法は、「FAXの受信データをファイルとしてパソコン上で管理できる」という点で共通しています。

特にFAXの受信件数が多い現場では、大幅な業務効率化が期待できます。また、パソコン上でFAXの確認や返信ができるので、在宅勤務や外出先でもFAX業務ができることも大きなメリットといえます。

なかでもおすすめしたいのが、ネクスウェイの「FNX e-受信FAXサービス」です。

お客様が現在ご利用中の電話番号をそのまま使用するため、電話番号を周知する手間はかかりません。また、FAXの受信にはインターネットではなく電話回線が用いられるため、通信の安定性も担保されています。

また、今お使いのFAX回線に専用アダプタを接続するだけで導入可能なため、パソコンへのインストール不要で使え、複合機メーカーに依存しない点も、情報システム部門には大きなメリットといえます。

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直観的に利用できるユーザーインターフェースのわかりやすさも、多くのお客様からご評価いただいているポイントです。

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まとめ

FAXの電子化・デジタル化は、在宅勤務・外出先でもFAXが確認でき、業務効率化にもなるなどメリットが大きいといえます。

FAXの電子化・デジタル化には複数の方法があります。導入コスト、ランニングコスト、運用のしやすさなどを検討し、オフィスに適した方法を選びましょう。

クラウド型FAXサービスは既存の環境を大きく変える必要がなく、現在利用している複合機メーカーにも依存しないことから、最もハードルが低い方法といえます。既存の電話番号をそのまま使用できるサービスであれば、顧客や取引先への影響もありません。

パソコンでFAXを受信する方法のひとつとして候補に加えてみてはいかがでしょうか。

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